10 motivos incontestáveis para que o Kaizen dê início ou fortaleça o Lean na sua empresa

Como você pode se diferenciar de seus concorrentes e estar sempre à frente em seu mercado?

Sob o ponto de vista do Lean: pense em como ser cada vez melhor SEMPRE.

Encontre a sua maneira, desenvolva o seu processo e o seu time para tornar isso possível dia após dia. E fazendo isso de maneira obstinada e com disciplina, a sua habilidade de sempre estar à frente e buscar soluções de impacto irão capacitá-lo continuamente.

O que você deve fazer para viabilizar esse processo de melhoria contínua?

Veja como o Kaizen pode ajudar a sua organização na jornada do Lean que irá torná-la única aos olhos dos seus clientes!

Existem diferentes estratégias para você dar início ou intensificar a implantação do Lean na sua empresa. Neste post apresentaremos 10 motivos para que você dê o seu primeiro passo ou fortaleça a sua posição no mundo da melhoria contínua por meio do Kaizen.

Estou certo que o motivo #08 será fundamental para você colocar em prática o Kaizen.

Motivo #01: Um escopo menor e claro favorece o sucesso do seu primeiro passo.

A implantação do Lean requer que as pessoas mudem a forma como enxergam as suas atividades. Isso é fácil e rápido de acontecer de maneira natural com todas as tarefas do dia a dia tomando as agendas de todos na empresa? Não. Mas podemos intervir para tornar esse processo mais ágil e efetivo. Basta que preparemos um palco onde as pessoas possam vivenciar os benefícios de um ambiente com processos, pessoas e resultados alinhados as práticas Lean.

O seu palco pode ser o Kaizen, método que favorece uma atuação com um escopo bem definido e reduzido. Mas para isso selecione um problema que deva ser resolvido e uma área que esteja diretamente envolvida em sua solução. Veja um exemplo: A linha de montagem enfrentou 27 horas extras no último mês devido aos longos tempos de setup. Essa clareza e delimitação do objetivo darão foco na execução.

Para ajudar você a definir com precisão o escopo do Kaizen, desenvolvemos um checklist minucioso e prático com 30 verificações que não podem faltar no planejamento do seu primeiro passo. Clique e baixe esse material gratuito!

Motivo #02: Se você quer um treinamento que transforme as pessoas, faça com que seja dinâmico e prático.

O treinamento não deve ser um monólogo, no qual somente a voz do facilitador é ouvida. Muito pelo contrário. A estrutura do treinamento deve possibilitar que os problemas que afetam o desempenho da organização sejam ouvidos pela voz dos participantes. Ao verbalizar e deixar explícito os problemas a teoria fará mais sentido. Depois disso tenha uma dinâmica, um estudo de caso, um exercício etc, para que as pessoas possam aplicar o conhecimento adquirido para rapidamente enxergar o seu uso.

Quer algo ainda mais eficaz? Resolva um problema real durante o treinamento. E nisso o Kaizen é implacável, pois fornece cerca de 10% de teoria, e depois oferece 90% de trabalho prático em equipe para resolver um problema.

Veja o exemplo de uma agenda típica de um evento Kaizen. Clique e confira > Agenda.

Motivo #03: Para pessoas descrentes, resultados rápidos.

Se você quer motivação, faça com que as pessoas tenham o combustível ao serem ouvidas, visualizem as suas entregas, e sejam devidamente reconhecidas (veja também o motivo #08). E tudo isso em um curto espaço de tempo!

Os participantes de um primeiro Kaizen inicialmente acham quase impossível alcançar o objetivo definido. Agora reflita e pense sobre o impacto no resultado final, se o período para alcançar o resultado fosse muito longo, alguns meses. Certamente o desempenho das atividades destes participantes não seria dos melhores no meio do percurso, dado a descrença inicial e o tempo para finalmente enxergar os resultados.

No Kaizen isso não acontece. Todo final de dia de atividades uma prévia do trabalho é apresentada para a Direção. Isso significa que diariamente existe uma entrega a ser feita e um momento nobre para corrigir e reconhecer a realização das atividades.

Motivo #04: Entregue um resultado que não possa ser contestado, principalmente neste início.

As pessoas geralmente tem baixa tolerância aos erros no início de um projeto, fato que se agrava quando somamos a isso a descrença mencionada no motivo #03.

Assegure que todas as condições e foco foram fornecidos para que o Kaizen alcance os resultados, e que sobrem apenas algumas poucas pendências após o evento.

Se a meta do Kaizen era reduzir o tempo de setup pela metade, mas no final deste trabalho somente uma pequena parte da redução foi atingida, e além disso o time deu ênfase excessiva em atividades de organização da área, que apesar de contribuírem para um melhor 5S, não trouxeram impacto nas atividades de setup. Muito cuidado!

O erro acima poderá gerar dois problemas indesejáveis que você deve evitar:

  1.  As pessoas não devem associar o evento Kaizen a resultados não alcançados, e mesmo assim muito celebrado. Na apresentação de resultados haja sempre com serenidade e transparência ao pontuar os ganhos e obstáculos encontrados;
  2. Dar ênfase a ações de grande impacto visual, mas que não endereçam o problema que o Kaizen se propôs a resolver. Se isso acontecer você certamente irá ouvir algo como: “…a equipe tratou o que é possível enxergar, mas não resolveu o problema que o cliente sente…”. O chamado efeito ‘pomada’. Bom para o uso externo, mas que nem sempre trata a causa geradora do incômodo.

Pense que com o seu caso de sucesso em mãos, as pessoas irão se candidatar para fazer parte das próximas atividades de melhoria. E inclusive irão perguntar quando um Kaizen será feito na área na qual ela trabalha.

Assim, você terá cada vez mais pessoas que desejam levantar esse ‘troféu’ incontestável, e ainda serem reconhecidas por ter feito um trabalho memorável! Você tem mais informações sobre isso no Motivo #09.

E lembre-se que uma das principais condições para cumprir o objetivo do evento é definir a melhor equipe que o seu Kaizen pode ter.

Motivo #05: A melhoria prospera onde o trabalho em equipe reina.

O Kaizen propõe um trabalho de imersão para as pessoas. Ele irá criar uma aproximação entre elas no qual o seu relacionamento estará em outro nível após o evento.

De um lado existe um objetivo audacioso a ser alcançado; de outro uma equipe que irá trabalhar junta para resolver os problemas. No entorno deste cenário, uma pressão natural para que tudo aconteça em pouco tempo. Não existe outra saída se não trabalhar, e muito, para entender e alinhar as necessidades de cada um dentro do time.

Passar por essa experiência certamente irá superar o sentimento de trabalho em equipe que as pessoas tenham até o momento do Kaizen.

E por que isso é bom para os próximos passos após o evento? Os próximos problemas irão encontrar ‘uma outra’ pessoa para resolvê-los: ela saberá escutar melhor e, sobretudo, saberá trabalhar melhor o consenso para buscar a melhor decisão para os envolvidos.

Motivo #06: A sustentabilidade dos ganhos é regra onde o comprometimento impera.

Em um Kaizen bem realizado o retrocesso dos resultados é muito reduzido. Isso se explica por que existe em cada entrega realizada um alinhamento bem construído entre a equipe, além do suor individual de cada membro.

Com isso, é comum ouvirmos a seguinte frase:

“… nunca trabalhei tanto quanto nestes 5 dias de Kaizen… minhas pernas e braços estão cansados, mas os resultados compensam. Se eu vir que alguém não está respeitando o novo padrão desenvolvido, eu irei corrigir e orientar na hora, para que o esforço não tenha sido em vão.”

Motivo #07: Tenha um palco onde as pessoas possam brilhar, ainda esta semana.

A estrutura e divisão de tarefas favorecem o trabalho em equipe e o aparecimento de competências individuais. Muitas vezes se fala muito da importância de conhecer e dar visibilidade a pessoa, para que seus dons e talentos sejam conhecidos. Mas isso nunca entra na agenda agitada do líder.

No Kaizen existe somente um caminho para que o objetivo seja alcançado: cada pessoa deve entregar a sua melhor versão!

E é neste momento que descobrimos que antes não conhecíamos a pessoa que trabalha ao nosso lado.

Com isso podemos dar mais desafios às pessoas, sabedores da sua capacidade para cumpri-los. E elas darão o seu melhor, já que o seu talento receberá os holofotes!

Motivo #08: Nada melhor que uma grande história de sucesso para inspirar toda a tropa.

O som do aplauso pelo alcance de um objetivo difícil e muito importante para a empresa. O auditório cheio para escutar a história de como uma equipe se deparou com um problema e venceu.

Pense ainda que esse mesmo auditório não tinha essa finalidade antes. Muitas pessoas da operação nunca haviam estado ali.

A junção destes dois fatores, o aplauso com a experiência única, serão os ingredientes épicos para que essa história seja contada e recontada em todos os cantos da empresa.

Quer melhor maneira de divulgar e inspirar a empresa sobre uma atividade que irá trazer resultados contínuos para o negócio?

Se você se interessou sobre o impacto que uma boa história pode trazer nos resultados de um projeto, recomendo a leitura do post 6 Recomendações para Aumentar o Sucesso nos Projetos de Redução de Custos Operacionais (Parte 1). Veja a recomendação 2 que traz uma analogia sobre a importância de contar uma história épica!

Motivo #09: Reconhecer as pessoas permitirá a você ter acesso a melhor versão delas.

Você já se perguntou: imagine ganhar um salário maior do que você recebe agora, mas fazendo uma atividade que você não gosta, com um líder que não te respeita, e que apesar do seu esforço, você escuta no máximo um “é pago para isso, mesmo!”? Você continuaria a buscar a sua maior produtividade no dia a dia?

Ficou comprovado que não! Veja o vídeo abaixo, adicione legenda em português clicando no balão no canto inferior direito.

O Kaizen tem como prática celebrar o trabalho e resultados. O aplauso, o certificado de participação, a foto com a Direção da empresa, o olhar de admiração daqueles que trabalham com você. Tudo isso gera um reconhecimento poderoso para as pessoas!

Está disponível para você baixar gratuitamente o modelo de apresentação de resultados que utilizamos em nossos projetos. Clique abaixo e veja!

Motivo #10: Tendo provado do Kaizen, os seus próximos desafios terão muitos mais resultados.

O Kaizen leva você a experimentar o que é melhoria contínua de maneira intensa e em pouco tempo. Paradigmas são quebrados. O que sempre era dado como impossível se torna realidade. Os novos problemas se tornam desafios possíveis. Um ganho concreto.

Isso por que agora você descobriu uma nova maneira, um método. Você viu o trabalho em equipe na prática. Você crê que a outra área irá dar prioridade para a sua solicitação. Você sabe que todo esforço será recompensado.

Conclusão

E depois desses 10 motivos você não acha que está na hora de ter essa experiência única? Ver os resultados melhorando, sempre.

O Kaizen oferece esses melhores momentos e aprendizados em uma única semana. Certamente as suas próximas decisões e metas serão diferentes depois da sua equipe  vivenciar o uso de práticas Lean, na veia.

Experimente o Kaizen: um método que quando aplicado de maneira sistemática irá deixar a sua organização a frente dos concorrentes, e sempre um passo a frente de onde você estava ontem!

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Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.

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