Automação de processos? Saiba quando você deve investir!

Um dos grandes desafios enfrentados por empresas que estão ativas a bastante tempo é manter-se no mercado. Especialmente nos dias hoje, em que aumento do fluxo de informações exige que elas evoluam e não sejam as mesmas de anos atrás. Então, para não encarar um fim trágico, a automação pode ser uma saída possível.

Essa solução permite identificar e eliminar os gargalos do negócio, aumentando sua qualidade, eficiência e produtividade nas operações. No entanto, como identificar se chegou a hora de investir em automação? O que, realmente, é preciso melhorar? Como saber se determinado investimento deve ou não ser realizado AGORA?

Se alguma dessas dúvidas já passaram pela sua cabeça, basta continuar a leitura deste texto!

O que é a automação de processos?

Por conceito, quando deixamos de fazer tarefas manualmente e passamos a contar com novas tecnologias, métodos e ferramentas para isso, adotamos a prática conhecida como automação de processos. Essa transformação pode ocorrer através de mudanças mais simples — como a utilização de planilhas de Excel, para quem utilizava formulários em papel — até as mais complexas, como a robotização, integração entre sistemas e digitalização de documentos. Ou seja, atividades que, até então, eram exercidas por mão de obra humana.

Para definir o nível dessa automação, existe um trabalho antecedente que é tão importante quanto as mudanças a serem desenvolvidas.

Investimento x benefício

Investir em automação exige uma análise de viabilidade prévia (um business case). O benefício NÃO será colhido antes que o investimento seja realizado. Mas considerando o desembolso previsto e os ganhos esperados, vale a pena investir nessa melhoria? Através de estimativas mensuráveis, precisamos comprovar que o investimento financeiramente “vai se pagar” (retorno sobre o investimento).

Dessa forma, uma investigação prévia deve ser realizada, para ter certeza de que o processo atual é minimamente compreendido e seja possível criar um descritivo técnico (especificação inicial) da necessidade da empresa.

Por vezes, apenas ao realizar esse “mergulho” inicial na questão, podemos chegar a conclusão de que o investimento pode ser adiado, considerando as oportunidades de melhoria detectadas ainda considerando a tecnologia atual.

Essa primeira investigação também poderá confirmar que a tecnologia atual não atende aos requisitos necessários e que, portanto, um novo investimento precisa ser realizado nesse momento.

Quando é preciso investir em automação?

Com o tempo, muitos processos podem se tornar obsoletos, gerando diversos problemas no desempenho que colocam em risco a sobrevivência do negócio no mercado. É aí que entra a automação. Confira, a seguir, alguns dos principais indicativos de que a hora de automatizar os seus processos chegou:

Alto custo de operação

Quem trabalha com produção sabe que pode haver um grande desperdício de matéria-prima. Com a automação, contudo, esse desperdício pode ser reduzido e precisamente definido de acordo com a demanda. Além disso, as atividades operacionais se tornam mais simples, reduzindo a mão de obra necessária para que elas sejam concluídas.

Qualidade a desejar

Com o avanço das informações, o consumidor se tornou mais exigente em relação à qualidade do produto que ele deseja. Caso ela não esteja conforme o esperado, é muito possível que ele migre para a sua concorrência. A tecnologia atual pode não ser capaz de garantir o resultado desejado. Isso torna-se evidente quando verificamos o número de erros registrados no processo e, por consequência, o índice de reclamações dos clientes.

Nesse sentido, a padronização de processos proporcionada pela automação permite um controle melhor da atividade, dando ao produto o máximo de qualidade que o mercado demanda.

Dados mal integrados

Já dissemos que um dos principais marcos da era que estamos vivendo é a quantidade absurda de informações que recebemos. Quanto às empresas, seu papel é gerenciá-las e usá-las para tomar decisões satisfatórias — e, com métodos e softwares de gestão, as chances de esses resultados serem alcançados com exatidão são muito maiores.

Se a tomada de decisão deve ser ágil e precisa, não existe espaço para processos que envolvam uma gestão da informação dependente de digitação e apontamentos manuais, que são atividades lentas e sujeitas a erros frequentes. A gestão da informação precisa ser sistematizada e integrada aos sistemas utilizados pelas empresas.

Desatualização quanto às regulamentações ambiental e de segurança

Normas ambientais e de segurança do trabalho são modificadas frequentemente. E é essencial cumprir com essas atualizações não somente por sua obrigatoriedade, mas também por serem um fator decisivo em um cenário competitivo. Um investimento em automação pode ser necessário para se adequar a novos requisitos legais e regulatórios. Além disso, para o consumidor, uma empresa que cumpre seu papel na sociedade e no meio ambiente é, certamente, mais valorizada.

Enfim, estes são alguns dos indicativos de que a sua empresa precisa da automação de processos. É importante estar atento a eles, mas também como reconhecer qual será o impacto sistêmico gerado por cada nova tecnologia adquirida. Uma análise mais profunda disso lhe permitirá avaliar a real necessidade da automação, bem como os métodos mais indicados para solucionar e monitorar os problemas. Tenha isso em mente!

A equipe da Kimia possui larga experiência na realização de análises de viabilidade para a realização de investimentos em tecnologia e automação. Entre em contato e fale com um consultor para entender como podemos suportar sua empresa nessa tomada de decisão. Esse primeiro contato, para definir um plano de trabalho para essa iniciativa, não envolve custo.

Guilherme Sandrini

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