Como coordenar projetos com eficiência: descubra alguns aspectos fundamentais
Gerir uma empresa é uma tarefa que conta com muitos desafios. Afinal, além de manter a operação em funcionamento para entregar os resultados, é fundamental melhorar processos e produtos, a fim de se manter competitivo.
Conciliar as atividades da rotina da operação com as iniciativas de melhoria planejadas exige coordenar projetos com eficiência. Em geral, falta tempo às equipes para realizar as duas atividades de maneira simultânea.
Quer saber como coordenar projetos e proporcionar o atingimento das metas da empresa? Leia nosso artigo, vamos explicar como o planejamento permite combinar os novos propósitos com o dia a dia do empreendimento!
A diferença entre gerenciar a operação e coordenar projetos
Uma empresa tem fluxos de trabalho e processos definidos, nos quais os funcionários se aplicam para chegar aos resultados planejados. Tais processos são divididos em atividades, que precisam ser executadas constantemente, seguindo as diretrizes e os procedimentos definidos para seus setores. É isso que mantém um negócio em funcionamento.
No entanto, para ganhar eficiência, desenvolver novos produtos, melhorar os processos existentes ou implantar um novo sistema, são desenvolvidos projetos. Um projeto pode ser definido como um esforço ou um empreendimento temporário, que entregará um resultado esperado. Essa visão bastante alinhada ao manual de gerenciamento de projetos ou PMBOK (clique no link para saber mais).
Ou seja, ele tem início e término definidos. Durante seu desenvolvimento, a equipe precisa dividir seu tempo entre suas obrigações regulares e as atividades planejadas. Em alguns casos, isso pode gerar uma sobrecarga de atividades.
Em resumo, de maneira simplificada, uma operação é o que mantem uma empresa em funcionamento (‘run the business‘) e um projeto é o que modifica uma empresa (‘change the business‘).
Falaremos mais adiante sobre o gerenciamento ou a coordenação de projetos.
Como coordenar projetos
Realizar um projeto é uma atividade muito complexa. Antes de mais nada, vale destacar que cada projeto é praticamente único, considerando seus objetivos, atividades planejadas, recursos necessários e resultados esperados. Já as atividades de gerenciamento da rotina são igualmente desafiadoras, porém muito mais repetitivas, considerando que existe um “trilho” definido a ser seguido (os processos já existentes).
Ainda assim, projetos realizados anteriormente e com objetivos semelhantes podem ser utilizados como fonte de lições aprendidas e base para estimativas de tempo, recursos e custos envolvidos. Isso é muito útil nas etapas de planejamento, de forma que o projeto (e sua decisão por realizá-lo ou não) torna-se menos imprevisível. Ainda que existam muitas especificidades, a coordenação de projetos deve passar por algumas etapas recorrentes e indispensáveis. Relacionamos as principais abaixo.
Definir o escopo
Todo projeto inicia tendo um objetivo “macro” definido, que expressa principalmente o motivo pelo qual ele deverá ser realizado (isso também é chamado de definição em “alto nível”). Entretanto, durante a fase de planejamento, a especificação do escopo do projeto deve ser realizada, e isso é equivalente a DETALHAR os objetivos ‘macro’ definidos no início, as entregas principais e o que NÃO será contemplado como uma entrega do projeto.
O escopo do projeto pode envolver a criação de alguns documentos de suporte, como a EAP (estrutura analítica do projeto) e uma especificação detalhada. Na prática, dessa maneira, definimos os limites do projeto. Isso deve ser formalizado e aprovado pelas principais partes interessadas (ou stakeholders) da organização, de forma a garantir um alinhamento das expectativas em relação ao que cada projeto entregará.
Uma EAP descreve os principais ‘pacotes’ ou entregas de um projeto, deixando as necessidades evidentes. Ela é considerada uma ferramenta de ‘comunicação’, de forma a colaborar para que o projeto seja corretamente entendido. Na imagem abaixo, acrescentamos o exemplo de uma EAP criada para detalhar as necessidades de implementação de um novo layout industrial de uma empresa. Caso real da Kimia Consultoria.
A EAP é normamente criada através de uma visão hierárquica, organizando as necessidades por tipo, especialidade, departamento ou área (dentre outras características possíveis). Essa organização é mostrada nos ‘ramos’ da imagem. É um recursos interessante para coordenar projetos, de forma que o escopo seja bem entendido.
Essa deve ser uma das primeiras etapas a serem realizadas após o lançamento do projeto, uma vez que as entregas previstas no escopo servirão de base para a definição das atividades, dos recursos necessários e do próprio cronograma do projeto (que será abordado na sequência).
Estabelecer o cronograma
Tendo-se definido o escopo, o planejamento de um projeto prossegue com o detalhamento das atividades necessárias para que cada entrega seja realizada, além de uma sequência lógica da realização e da duração de cada atividade. Um cronograma é uma representação organizada de todas essas informações. Criar um cronograma não é uma tarefa simples. Todas as atividades definidas deverão ser sequenciadas, de forma que isso constitua um “plano de trabalho'”para a execução do projeto.
Além disso, uma vez que as durações e os recursos necessários também sejam definidos, pode ser preciso rever o sequenciamento preestabelecido, de forma a respeitar as limitações de recursos existentes e o prazo em que o projeto precisa ser entregue. Assim, pode-se dizer que a criação de um cronograma é um processo iterativo (ou seja, realizado em algumas iterações). Muito raramente a primeira versão de um cronograma é a versão que acaba sendo a oficial.
O maior benefício do uso do cronograma é garantir a eficiência na utilização dos recursos (normalmente compartilhados), uma vez que essa ferramenta informa com detalhes quando eles serão necessários e também estabelece as relações de precedência existentes (pré-requisitos para a realização de cada atividade).
Um bom cronograma é aquele que permite a entrega do projeto dentro dos prazos estabelecidos, propõe uma sequência factível de realização e utiliza menor quantidade de recursos devido ao bom planejamento.
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Definir os custos
De posse do cronograma e de todas as informações associadas a ele, será possível estimar todos os custos envolvidos no projeto, considerando os materiais a serem adquiridos, o tempo alocado pelos membros da equipe, os serviços de terceiros, os recursos necessários, etc.
Normalmente, os projetos têm um orçamento definido em seu início, de forma que esse detalhamento permite ser possível comparar o custo total versus o orçamento inicial disponível. Além disso, os projetos podem prever um retorno financeiro após sua implementação, que também poderá ser comparado ao seu orçamento.
O retorno financeiro pode ser avaliado de algumas maneiras, dentre elas o payback (tempo até o investimento ‘se pagar’) e o ROI (return on investment). Mas existem outras maneiras, de forma que elas suportem um processo de análise de viabilidade financeira.
Em alguns casos, o projeto pode exceder o orçamento previsto e sua realização deve ser reavaliada. Já em outros, confirma-se que o benefício compensará os gastos previstos, de forma que a organização terá ainda mais convicção de que o projeto deve ser realizado.
Até aqui, consideramos os aspectos mais técnicos do projeto (escopo, cronograma e custos). Mas existem outros aspectos que tem se tornado cada vez mais importantes, ainda que o foco não seja estritamente técnico. Dentre estes, vamos destacar as partes interessadas, a comunicação e os riscos.
Gerenciamento das partes interessadas
Todo projeto apresenta as chamadas partes interessadas ou ‘stakeholders’, que são todos os agentes que podem influenciar ou ser influenciados pelo projeto. Importante lembrar o que mencionamos anteriormente, um projeto é uma das maneiras de gerar e implementar uma mudança, seja nos processos, nas operações, nos produtos ou mesmo na sociedade. E sempre que existe uma mudança, alguém pode ser impactado.
As partes interessadas não se restringem, de maneira nenhuma, à equipe do projeto. Dentro de uma empresa, podemos incluir outros departamentos, a Alta Gestão no papel de ‘patrocinadores’, clientes, fornecedores ou, como mencionado, a própria sociedade ou comunidade mais próxima à empresa. E se existe uma mudança em curso, é esperado que algumas das partes interessadas possam apresentar algum tipo de resistência a essa mudança.
Desta maneira, um aspecto fundamental para coordenar projetos com eficiência envolve analisar todas as partes interessadas de um projeto e entender quais delas possuem maior importância do ponto de vista do gerenciamento, de forma que as chances de sucesso do projeto sejam ampliadas. Quais delas precisam ser observadas de perto e quais precisam estar satisfeitas, reconhecendo no projeto o alcance dos requisitos desejados.
Todas as partes interessadas mapeadas com poder e influência relevante devem manter-se engajadas e apoiar o projeto durante todo o período de execução, e isso pode e deve ser planejado pelo gerente do projeto em conjunto com a equipe.
Comunicação
Muito se fala em estabelecer uma boa comunicação na atividade empresarial, e isso também é válido e necessário quando precisamos coordenar projetos. Mas a comunicação é algo intangível, difícil de materializar e mensurar. Então, como tornar a comunicação realmente eficiente que desejamos em algo concreto? O guia PMBOK propõe um conjunto relativamente simples de passos para isso.
Uma vez entendidas as partes interessadas do projeto, devemos planejar como estes stakeholders devem ser informados. Isso irá colaborar diretamente para a manutenção do engajamento mencionado na subseção acima. Na prática, seguindo as diretrizes do guia PMBOK, devemos estabelecer um ‘plano de comunicação’ para cada projeto.
Um plano de comunicação especifica como a comunicação deve ser gerenciada. Esse plano define, entre outros aspectos, como as rotinas de comunicação devem ser estabelecidas e realizadas. Isso inclui definir a frequência de comunicação, os meios utilizados (que podem ser eletrônicos ou através de reuniões), os conteúdos a serem comunicados, quem deve ser informado, etc.
E quais informações devem ser comunicadas para coordenar projetos com eficiência? A resposta mais simples seria ‘divulgar um relatório do projeto’, que pode conter o status das ações previstas no cronograma, pontos de atenção para a execução do projeto, dificuldades previstas nas ações futuras, etc. Poderíamos incluir no relatório todo o status das ‘linhas de base’ do projeto e sua execução (escopo, cronograma e custo).
Na prática, um gerente do projeto (e a equipe de gerenciamento do projeto que pode suportá-lo) também tem a função de centralizar e divulgar as informações do projeto. Quaisquer mudanças no planejamento estabelecido devem ser divulgadas, de forma que os possíveis impactos possam ser devidamente conhecidos e avaliados.
E a cada nova oportunidade que temos para coordenar um projeto, tem ficado mais evidente a importância da comunicação como uma atividade fundamental e que colabora diretamente para o sucesso de um projeto. E quanto maior o número de partes interessadas, maior essa importância.
E uma vez que existe um plano de comunicação está definido, este pode ser controlado e avaliado, de forma que possamos ter certeza de que ele está sendo executado como previsto.
Riscos
Como cada projeto tem características únicas, existem muitas incertezas envolvidas durante sua execução. Como mencionamos no começo deste conteúdo, coordenar projetos é bastante diferente de gerenciar uma operação, uma vez que a operação normalmente já possui processos mais estabelecidos e, portanto, existe uma maior previsibilidade (ainda que existam vários desafios).
Em um projeto, o que foi pensado inicialmente ‘pode dar errado’. Podemos ser surpreendidos por uma infinidade de fatores, alguns internos à empresa e a própria coordenação do projeto, e outros externos, de forma que possuímos menos controle das situações (a exemplo de mudanças no mercado, na legislação, nos requisitos impostos por reguladores, etc).
Então, gerenciar os riscos de um projeto envolve pensar um pouco mais adiante, antevendo o que poderia ‘dar errado’. E, especialmente, analisar e definir o que poderia ser realizado de maneira distinta para evitar um impacto negativo.
Do ponto de vista da realização, o gerenciamento dos riscos normalmente envolve alguns passos:
- a identificação e listagem dos riscos potenciais;
- a avaliação do impacto potencial de cada risco identificado nas linhas de base (escopo, cronograma e custo) e a probabilidade de ocorrerem;
- o planejamento de respostas a estes riscos, idealmente antes que estes se confirmem e o impacto precise ser gerenciado.
Considerando o item 3, que envolve a definição de respostas possíveis, podemos PREVENIR (mudar o plano para eliminar o risco), MITIGAR (reduzir a probabilidade de ocorrência ou impacto do risco), TRANSFERIR (repassar os custos ou responsabilidade pelo risco, a exemplo da contratação de um seguro e serviço de terceiro com garantia) ou simplesmente ACEITAR (quando não existe um resposta possível para o risco, de forma que devemos assumir a possibilidade e o impacto caso o risco se confirme).
Mudanças no plano original sempre podem ser propostas e a existência de riscos é um dos motivos geradores destas mudanças. Custos podem ser envolvidos, seja devido a uma mudança planejada, seja devido à decisão de não mudar o plano original. O gerenciamento dos riscos envolve avaliar o que faz mais sentido em cada caso e é um aspecto fundamental para coordenar um projeto.
Quando gerenciar um risco? A resposta é O TEMPO TODO, desde o planejamento. Gerenciar os riscos envolve uma análise mais ‘madura’ de um projeto. A preocupação não está apenas em ‘manter o plano em execução’ como previsto, mas avaliar constantemente se o plano pensado originalmente faz sentido ou se existem vulnerabilidades significativas que poderiam deixar o projeto mais caro, mais demorado ou mesmo inviabiliza-lo.
Controle do projeto
Todas as etapas descritas até o momento (definição do escopo, cronograma e custo) fazem parte do PLANEJAMENTO do projeto. Ou seja, sua EXECUÇÃO (realização das entregas propriamente ditas) pode não ter sido iniciada.
Quando a execução tiver início, o planejamento estabelecido até aqui deverá ser seguido e monitorado periodicamente. O escopo, o cronograma e os custos definidos compõem as chamadas “linhas de base” do projeto, que devem ser respeitadas. Ou seja, as entregas, o prazo para a realização de cada atividade e o orçamento devem ser cumpridos conforme o planejado. Nisso consiste a atividade de controle.
Caso haja desvio em relação às ‘linhas de base’, o projeto e o seu plano deverão ser reavaliados junto a um comitê diretor ou patrocinadores, podendo ser modificado em algum aspecto, até que seja concluído e encerrado.
Conclusão
Coordenar projetos é muito importante para que a organização se mantenha competitiva no mercado e aumente o desempenho dos seus negócios. É por meio deles que novos hábitos, produtos e processos serão desenvolvidos e beneficiarão a organização no cumprimento da sua estratégia. A fim de complementar seu conhecimento, leia também nosso texto sobre gestão de tempo em projetos, para aprender como o coordenador deve gerenciar esse recurso com eficiência e fazer mais em menor prazo!
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