Como formar uma equipe por meio da metodologia Kaizen?

Para uma empresa alcançar sucesso e vantagem competitiva existem dois pontos que não podem deixar de ser considerados: reduzir os desperdícios nos processos e aumentar a produtividade. Na intenção de atingir objetivos como esses, a metodologia kaizen oferece diversas técnicas que auxiliam na formação de uma equipe de modo eficaz.

Para isso, a filosofia kaizen promove um contínuo processo de melhoria, diária — tanto dos colaboradores quanto de novas tecnologias e processos de trabalho — com o intuito de aprimorar os resultados. Por essa razão, o método pode ser visto praticamente como um estilo de vida que se estende não só a aspectos profissionais, mas também pessoais.

Então, sentiu curiosidade em aprender mais sobre essa filosofia e quer entender melhor como formar equipe a partir dela? É só continuar a leitura do nosso post para descobrir.

Características de um evento kaizen

O kaizen surgiu em meados do século passado. É um método capaz de desenvolver mais produtividade com menos custos e recursos, que continua sendo utilizado na rotina de diversas corporações que desejam se tornar bem-sucedidas.

O método kaizen pode ser aplicado em situações específicas para realizar projetos ou promover mudanças para melhor na empresa. A esse tipo de ação é dado o nome de Evento Kaizen. Eles duram de 1 a 5 dias e precisam, além de uma equipe, de um líder escolhido com base em suas experiências, credibilidade, conhecimento técnico e habilidade de liderança que possui.

Cada evento deve contar com:

• atividades de preparação, para que o evento seja bem planejado;
• uma equipe multidisciplinar, capaz de analisar e propor mudanças;
• um patrocinador, responsável por fornecer os recursos necessários e a direção a ser seguida durante o trabalho;
• uma agenda de trabalho, com metas bem definidas;
• treinamento em ferramentas de melhoria;
• comparativo antes e depois e apresentação de resultados por todos da equipe;
• certificação e celebração dos resultados.

Para garantir que o time tenha um bom desempenho durante o evento, deve existir um líder responsável por manter a equipe unida e focada em atingir os objetivos da empresa. Para isso, ele deve apresentar resultados parciais, priorizar ações e negociar apoio junto aos gestores das áreas de suporte e ao patrocinador.

Afinal, um kaizen consiste de um trabalho sólido de equipe, para produzir resultados muito mais satisfatórios do que a soma de esforços individuais.

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Como a metodologia kaizen ajuda a formar uma equipe?

A realização desse trabalho em equipe permite desenvolver várias capacidades técnicas, gerenciais e comportamentais da sua equipe. Apresentamos a seguir algumas delas e como sua empresa pode se valer disso.

Estabelecimento e alcance de metas

O evento kaizen é sempre de curta duração e ao final desse período a equipe do kaizen deve ser capaz de atingir os objetivos estabelecidos e entregar um resultado concreto que colabore para o desempenho da empresa. O estabelecimento dos objetivos pode ter a participação de membros da equipe do kaizen, sempre mantendo o alinhamento à estratégia da organização.

Nesse sentido, tanto o líder como a equipe do kaizen precisam aprender a propor e priorizar ações que sejam focadas no resultado desejado, ainda que outras oportunidades sejam detectadas. Não haverá tempo para executar todas as ações possíveis, de forma que um importante exercício de priorização deve ser realizado.

Em geral, uma maneira simples para realizar essa priorização é utilizar a conhecida “matriz esforço-impacto”, de forma que as atividades preferidas são sempre aquelas classificadas como “fáceis e de alto impacto”. Já as oportunidades classificadas “difíceis e de baixo impacto” devem ser sempre evitadas, a menos que habilitem outras oportunidades de alto impacto. As demais oportunidades, com seus respectivos níveis de esforço para realização e impacto para colaborar com o alcance do resultado precisam ser discutidas caso a caso.

Assim, um evento kaizen torna-se uma excelente oportunidade para o aprendizado da gestão do tempo, dos recursos e prioridades, de forma que a equipe também possa aprender a trabalhar com metas.

Melhoria da comunicação interna

Como o próprio significado da palavra kaizen já indica (mudar para melhor), a equipe participante do evento deve ser capaz de expressar com clareza quais suas propostas, quais as mudanças a serem realizadas e quais seus benefícios. Tanto a patrocinador do projeto como equipes ligadas à operação precisam ser convencidas sobre a necessidade de mudança.

Assim que existe a concordância com cada mudança, todas as equipes envolvidas com a operação precisam ser treinadas nos novos procedimentos e processos de trabalho. Dessa forma, a participação em um evento kaizen também estimula e exige uma boa comunicação interna, tornando a mudança um processo dirigido e bem direcionado.

Capacitação técnica e aplicação de curto prazo

Com um pouco de planejamento e preparação prévios, é possível já prever um pouco dos desafios que cada equipe kaizen irá enfrentar durante um evento de melhoria.

Para ampliar a capacidade crítica da equipe e permitir que ela atue de maneira mais estruturada, treinamentos técnicos podem e devem ser realizados no início do trabalho, para “turbinar” o trabalho da equipe.

Mais do que somente facilitar o alcance dos resultados, um treinamento aplicado com foco na resolução de um problema real intensifica o aprendizado por meio da experiência. Treinamento on the job, em vez da simples apresentação de conceitos teóricos que, se não praticados, terão baixo grau de absorção e entendimento.

Se pensarmos no líder do kaizen, que ainda pode não ser gestor formal (supervisor, gerente, etc), este tem a oportunidade de exercer e desenvolver suas capacidades de liderança e gestão, de forma a conduzir a equipe no alcance de resultados, tendo sempre o relógio como “inimigo” (evento de curta duração).

Enfim, eventos de melhoria são uma excelente maneira de aprender e ganhar conhecimento sobre o processo produtivo, sobre o uso de ferramentas de melhoria específicas e para práticas de gestão, contribuindo muito para a formação da equipe kaizen.

Entendeu como formar equipe a partir da metodologia kaizen? A gerência de cada área da sua empresa tem muito a ganhar apoiando um programa de melhoria contínua baseado no kaizen. Seja porque os resultados de sua área e da empresa irão melhorar, seja porque as equipes serão melhor formadas (ou ‘forjadas’ mediante um trabalho em equipe intenso).

Então, gostou do nosso post? CLIQUE AQUI para falar com um consultor e veja como eventos kaizen podem impactar positivamente os resultados e a cultura da sua empresa.