Como funciona o Kaizen? 25 Atividades que você não pode esquecer para realizar esse evento

Alcançar grandes resultados em até 5 dias requer um planejamento e seguimento de um conjunto de atividades importantes para aumentar o sucesso do evento Kaizen.

Você irá conhecer 25 atividades divididas em 3 fases de implantação que certamente transformarão o seu Kaizen em um gerador de grandes mudanças na sua organização.

As atividades número #24 e #25 parecem simples, mas garantimos para vocês que fazem uma grande diferença nos resultados. Por quê? Ela é ignorada em muitos eventos Kaizen que não entregam resultados.

Se você deseja conhecer quais os problemas normalmente resolvidos por um Kaizen, leia o nosso post sobre como o conseguir Resultados rápidos, com impacto e sustentáveis: saiba como utilizar do Kaizen!

Fase 1: Planejamento e preparação

#01 – Seleção da área ou processo a ser melhorado.

#02 – Identificação do problema, gargalo ou oportunidade de melhoria.

#03 – Definição do líder do Kaizen que irá conduzir o evento.

#04 – Seleção da equipe do Kaizen.

#05 – Aprovação do gerente para a participação da equipe selecionada

#06 – Agendar o evento. Importante considerar um plano de contenção para os processos que cederão os participantes do Kaizen.

Nesta fase alguns documentos podem ser utilizados para aumentar o sucesso do Kaizen. São eles:

  • Formulário de abertura do Kaizen.
  • Checklist de preparação do Kaizen (checklist).
  • Modelos de agenda de evento Kaizen.

kaizen - form preparacao - CTA1

Fase 2: O evento Kaizen

Kaizen - Realização

Seguem abaixo a descrição das principais atividades de um evento Kaizen com 3 ou 4 dias de duração:

Dia 1:

#07 – Apresentação da equipe

#08 – Introdução dos objetivos do Kaizen, indicadores atuais, meta e medições que serão realizadas. O time deve entender a situação atual. Registros por foto, vídeo, layout são recomendados para documentar como a área é antes da mudança.

#09 – Observação da situação atual e dos problemas existentes na área.

#10 – Treinamento inicial ou nivelamento de informações sobre ferramentas e métodos que serão utilizados durante o evento. Como por exemplo: Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), Técnicas de resolução de problemas (MASP, 8D), 7 Desperdícios produtivos e/ ou 9 desperdícios administrativos.

Dia 2:

#11 – Continuação do treinamento nas ferramentas, se necessário.

#12 – Revisão dos desperdícios.

#13 – Geração de ideias e oportunidades de melhoria.

#14 – Identificação e documentação dos desperdícios.

#15 – Busca das causas raízes. Análise dos “5 porquês”.

#16 – Planejamento e registro das ações que serão realizadas.

Nesta fase alguns documentos podem ser utilizados para aumentar o sucesso do Kaizen. São eles:

  • Matriz esforço e impacto para priorizar ações.
  • Gestão visual do plano de ação do Kaizen.

kaizen - formulários de ação - CTA3

Dia 3 e 4 (quando necessário):

#17 – Teste das ideias geradas e avaliação das pessoas da área que não fazem parte do evento.

#18 – Implementação das melhorias.

#19 – Treinamento das pessoas das áreas no novo processo.

#20 – Desenvolvimento de novos padrões.

Fase 3: Apresentação, celebração e acompanhamento

Kaizen - Celebração

As atividades 1 e 2 abaixo também podem ser realizadas nos dias 3, 4 ou 5 do evento Kaizen, a depender do objetivo e disponibilidade da agenda planejada.

#21 – Preparação da apresentação: quantificação dos resultados quantitativos e qualitativos.

#22 – Agendamento e realização da apresentação dos resultados do Kaizen.

#23 – Celebração dos resultados: o reconhecimento pode ser uma refeição especial, um pequeno prêmio, um certificado, exposição do trabalho realizado para a empresa.

#24 – Acompanhamento pela equipe do Kaizen: os participantes devem gerar um relatório após 30 dias do evento para análise dos gerentes e direção.

#25 – Acompanhamento pela equipe de gestão: os gerente e diretores devem agendar uma auditoria para verificar a sustentação dos resultados e planejar próximos passos de melhoria.

Nesta fase também recomendamos a você utilizar de uma estrutura padronizada para apresentação dos resultados. Vejam algumas razões:

  • A padronização irá fornecer um roteiro para a equipe comunicar as suas melhorias, o que diminui o tempo investido no desenvolvimento da apresentação, sem afetar a qualidade visual do conteúdo a ser exibido;
  • As seções definidas na apresentação fazem com a equipe destaque as informações mais importantes a serem comunicadas. Isso garante que dados essenciais sejam vistos, ao mesmo tempo em que a apresentação fica mais enxuta;
  • O padrão aumenta a confiança dos participantes do Kaizen na exposição das informações em público, pois é direto e explora o uso de imagens para facilitar a divulgação da mensagem da equipe.

kaizen - roteiro de apresentação - CTA1

Agora que você conheceu um pouco mais dessa abordagem de melhoria contínua, motivamos você a experimentar esse jeito diferente e consagrado de buscar resultados no seu processo e organização.

Recomendamos que você leia também o post sobre Kaizen – 16 dicas decisivas para alcançar resultados de alto impacto. Compartilhamos com você os nossos ricos aprendizados após realizar cerca de 100 eventos Kaizen!

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Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.

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