Kaizen: 16 dicas decisivas para alcançar resultados de alto impacto

 Ao escrever sobre o tema, nos demos conta de que nossa equipe já participou ou conduziu QUASE 100 EVENTOS KAIZEN com os mais diversos objetivos. Baseado nessa rica experiência, compartilharmos 16 dicas para alcançar grandes resultados por meio desta abordagem de melhoria contínua. Elas estão divididas de acordo com cada etapa do projeto:

(Se você não está familiarizado com o termo ou quer saber um pouco mais sobre Kaizen, acesse o post Resultados rápidos, com impacto e sustentáveis).

PLANEJAMENTO E PREPARAÇÃO DO KAIZEN

1) Escolha resolver um problema que é importante para a empresa, alinhado a estratégia do negócio. Assim, o impacto no resultado será visível a todos.

2) Investigue o problema foco do Kaizen antes de iniciá-lo e avalie as possibilidades de melhoria. Você não precisa decidir previamente qual a solução a ser adotada, mas conhecer as possibilidades te ajudará a selecionar melhor os participantes do evento e a disponibilizar os recursos necessários para atingir o objetivo planejado (caso precise de ajuda nessa etapa de investigação, baixe os formulários de preparação do evento).

3) Negocie bem a liberação dos participantes para o evento. Como o Kaizen normalmente exige dedicação total do time, algumas funções da operação poderão ficar descobertas durante o evento. Tenha claro quais serão os benefícios obtidos para cada departamento, isso facilitará a negociação dos recursos junto aos gestores.

4) Dedique tempo para planejar o evento, já que resolver um problema em poucos dias requer preparação. Dessa forma o time do Kaizen terá todos os recursos necessários em mãos.

5) Defina metas claras para guiar o trabalho da equipe e criar comprometimento do time. As metas devem ser desafiadoras, porém possíveis de serem alcançadas. Se o objetivo não for realista ou se o escopo do trabalho for grande demais, isso pode acabar desmotivando a equipe.

6) Sempre inclua na equipe do Kaizen os envolvidos com o problema a ser resolvido. Eles serão impactados diretamente pela mudança e por isso devem ter a chance de definir seus novos padrões de trabalho.

EXECUÇÃO DO KAIZEN

7) Capacite os participantes da cada equipe em princípios e ferramentas do Lean. Esses conceitos servirão como um “norte” para a execução do trabalho.

8) Consulte sempre os colaboradores envolvidos diretamente com o problema e conheça quais as dificuldades enfrentadas, mesmo que não façam parte da equipe do projeto. Essa é uma fonte de informação valiosa para entender causas e possíveis soluções. Com frequência a resposta ao problema já é conhecida mas falta apoio para implementá-la. Se ficar claro para a operação que ela foi ouvida antes da solução ser definida, o comprometimento em adotar cada proposta será muito maior.

9) Prepara-se para enfrentar resistência às mudanças. É importante investir na comunicação dos resultados para as pessoas, para que elas conheçam o Kaizen e desejem participar dos próximos eventos.

10) Garanta que as áreas de suporte darão uma resposta rápida ao que for solicitado pela equipe do Kaizen durante o evento. Essa é uma tarefa de responsabilidade da alta gestão, deixando claro a importância do programa de melhoria.

11) Utilize uma gestão visual eficiente para registrar ideias, aprendizados e ações dos participantes. Além de guiar as pessoas durante o evento e deixar claro quais as decisões tomadas, as informações ficam disponíveis e registradas para a apresentação final de resultados. Baixe o arquivo com a gestão visual para turbinar a execução das ações.

APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS E ACOMPANHAMENTO DO KAIZEN

12) Faça uma apresentação final e convide um grupo amplo de colaboradores para participar, desde a área foco do trabalho como áreas de suporte, do pessoal da operação até a alta gestão.

13) Incentive que os próprios participantes da equipe do Kaizen apresentem os resultados, ainda que sejam da operação e não estejam acostumados com a atividade. O “sentimento de dono” será reforçado. Disponibilizamos um bom template para apresentações que pode facilitar esse trabalho.

14) Sempre celebre os resultados, ainda que as metas tenham sido parcialmente atingidas. Sempre que o programa de melhoria contínua nos leva a um novo patamar de desempenho, o importante é sustentar os resultados alcançados e enxergar novas oportunidades para projetos futuros.

15) Considere que o Kaizen pode produzir resultados quantitativos ou qualitativos. Ambos são positivos. Os participantes devem ser valorizados por dar sua contribuição ao resultado da empresa. Finalize com aplausos!

16) Agende uma auditoria 30 dias após o evento Kaizen para avaliar o novo processo, validar os resultados alcançados e planejar um novo ciclo de melhoria.

Considerando essas dicas no programa de melhoria da sua empresa as chances de sucesso aumentam bastante!

Quer saber quais os tipos de Kaizen mais realizados e os benefícios obtidos? Leia o post “21 Resultados de impacto: Veja o retorno de 4 eventos kaizen”.

Guilherme Sandrini