Comece um kaizen com o “pé direito” definindo a melhor equipe para o evento
Em alguns posts recentes, abordamos o tema da preparação de um evento kaizen (clique aqui para saber mais sobre o método kaizen). Se o objetivo é ter resultados rápidos através de um evento de poucos dias, é impossível realizar isso sem uma boa dose de planejamento. Com esse objetivo, disponibilizamos um material para facilitar esse trabalho: os formulários de preparação que suportam a definição do escopo do projeto. Clique no link para acessar o material.
Nesse texto, abordaremos com mais detalhes uma das etapas de preparação: A DEFINIÇÃO DE UMA EQUIPE KAIZEN.
Quem deve participar do Kaizen?
Antes de mais nada, um evento kaizen é essencialmente um trabalho em equipe, com as condições para fazer com que um objetivo seja atingido rapidamente. A composição de um time multifuncional, que inclua todos os envolvidos em um processo, confere essa agilidade. A tarefa de mapear as funções e pessoas necessárias no evento fica mais fácil quando é realizada uma investigação prévia do problema, que inclua uma avaliação das oportunidades que podem ser exploradas. Cada atividade realizada pelos membros dessa equipe multifuncional durante o kaizen permitirá eliminar a necessidade de uma validação que poderia atrasar o trabalho. Se uma pessoa desejasse seguir os passos de um evento kaizen por conta própria, sozinha, o trabalho seria extremamente moroso. Cada decisão precisaria ser entendida e aprovada pelos colaboradores da empresa. Ao mesmo tempo, montar uma equipe incompleta, sem as pessoas chave que determinam como um processo pode ser realizado, acaba limitando o resultado do evento. Nesse caso, a equipe perderia tempo consultando outros colaboradores ou muitas das ações acabariam sendo definidas como “fora do escopo” (ou seja, não teríamos as condições para tratar alguns assuntos durante o evento e esses acabariam sendo deixamos para depois).
Como justificar que uma pessoa faça parte da equipe do Kaizen?
Mapeadas as funções necessárias, a etapa seguinte é conseguir junto a gerência de cada departamento a liberação das pessoas para participar do evento, atividade que nem sempre é fácil de ser realizada. O agente de melhoria responsável pela definição desse time deve ser capaz de apresentar de maneira clara quais os benefícios para empresa e para cada departamento, e justificar porque cada pessoa é necessária na equipe. Outro ponto importante é deixar claro porque as pessoas devem estar dedicadas ao evento e não apenas dar uma resposta caso a equipe kaizen solicite. Em grande parte das empresas que atuamos, verificamos que existe uma dificuldade para pessoas incluírem em sua rotina as atividades de melhoria. Em outros termos, a gestão da rotina consome todo o tempo disponível e as atividades para a melhoria do desempenho (de maneira estruturada) acabam sendo deixadas de lado. Para realizar um evento e conseguir uma melhoria significativa, é necessário ter recursos dedicados para superar essa barreira.
Qual a quantidade de pessoas de uma equipe Kaizen?
Não existe resposta exata para essa pergunta, isso depende muito do escopo do evento. Mas para ter uma referência, o número deve variar entre 4 e 10 pessoas. Um time de 4 pessoas pode ser adequado para eventos com problemas bem específicos, com pouca relação entre áreas diferentes. Por outro lado, problemas de grande complexidade, com muitas dependências entre áreas, exigem equipes maiores, próximos a 10 pessoas. Esse é o caso, por exemplo, quando um kaizen é realizado para atuar em processos administrativos com longos fluxos. O ponto para ter em mente na elaboração do time é: todos os departamentos que impactam ou são impactados por um processo precisam estar representados no evento.
Qual a função de cada pessoa dentro da equipe?
Existem alguns papéis na equipe kaizen (líder, co-líder, apoiador, consultor, etc), será dado destaque a cada um deles a seguir. Entender cada papel ajudará no processo de escolha das pessoas.
– O LÍDER desempenha um papel de articulador da equipe. Normalmente, ele é uma pessoa que não faz parte da área foco do trabalho, até para que sua atuação dê ênfase a condução da equipe e não a aspectos técnicos do processo (atuar como gestor e técnico ao mesmo tempo exige alguma habilidade e experiência). Pode-se dizer que o líder deve se preocupar muito mais com as pessoas e prazos do que com o problema e seus aspectos técnicos. Ele deve dar oportunidade para que todos os envolvidos se posicionem e as melhores decisões sejam tomadas. É importante destacar ainda que ele deve atuar conforme o “estilo lean” de liderança, baseado não no poder e na hierarquia, mas pela influência e pela formação do consenso pela equipe. Um grave erro seria o líder assumir a função de principal tomador de decisão ao longo do trabalho, sem considerar o ponto de vista dos membros do time. Essa seria uma excelente maneira de PERDER A OPORTUNIDADE de analisar e compreender o problema foco de forma ampla. Mais do que isso, existe o risco de se dar um “passo para trás”, em vez de “andar para frente” caso isso ocorra.
– Já o CO-LÍDER é uma pessoa que faz parte do processo em análise e ele é necessário ao time justamente por seu conhecimento técnico, é um envolvido direto. Cada mudança proposta pela equipe deve ser analisada pelo co-líder (e outros membros da área envolvidos diretamente) para avaliar se elas têm aderência ao processo e se representarão, de fato, uma melhoria. Assim, ele possui grande responsabilidade de validação durante a condução dos trabalhos e reuniões diárias de apresentação para a Direção da empresa. Além disso, faz sentido escolher para essa função um colaborador que exerça alguma função de liderança no dia a dia. Isso porque depois que o evento kaizen for finalizado, ele terá grande responsabilidade em monitorar padrões de trabalho que possam ser criados ou revisados durante o evento, conferindo estabilidade ao processo de mudança. Caso queira saber mais sobre as atividades que devem acontecer após o término da semana kaizen, acesse o link a seguir e leia o post Um evento kaizen “só acaba quando termina”.
– O APOIADOR é a pessoa que atuará diretamente na implementação das ações. Os vários apoiadores do time farão com que muitas ações sejam implementadas num curto período de tempo. Eles podem ser pessoas da operação ou com algum nível de liderança ou supervisão na estrutura da empresa. Ter representantes de várias áreas como apoiadores na equipe confere uma análise mais rica de um problema. A área onde o kaizen está sendo realizado pode disponibilizar mais de um apoiador, se necessário. Em processos de produção, busca-se alocar apoiadores de mais de um turno de trabalho, para que as soluções propostas tenham maior aderência e estejam estabilizadas contando com a participação de todos os turnos. Além disso, todos os turnos de trabalho se sentirão representados no evento e esse sentimento aumenta a aceitação das propostas pela equipe.
– O CONSULTOR da equipe possui uma função técnica e outra de gestão no trabalho. Do ponto de vista técnico, ele é responsável por capacitar o time a realizar o trabalho. Isso normalmente é realizado através de um treinamento inicial e pela definição de um método de trabalho que a equipe do kaizen deverá seguir. As dúvidas quanto ao método que existirem ao longo do trabalho deverão ser resolvidas pelo consultor. Do ponto de vista de gestão, ele pode suportar o líder da equipe (atividade de coaching) na condução das ações. O consultor deve sempre estar fora da realidade do problema no dia a dia e não pertencer a área que está realizando o trabalho, de forma que ele possa estimular o time a pensar “fora da caixa”. O consultor pode ser um especialista em uma ferramenta que faça parte de quadro da empresa ou atuar em uma consultoria externa contratada para suportar o trabalho. Caso precise de suporte para realizar um evento kaizen, clique no link a seguir e agende uma conversa com um consultor da Kimia.
– O PADRINHO é um representante da Direção da empresa que não atua diretamente como membro da equipe. Ele é responsável por garantir o alinhamento do trabalho à estratégia do negócio, aprovando ou não as propostas da equipe kaizen. Caso pequenos investimentos sejam solicitados pela equipe, o padrinho é o responsável por avaliá-los. Sua presença é importante na abertura, apresentações prévias e encerramento do projeto, reforçando sempre a importância de se buscar um melhor resultado e a manutenção de um programa de melhoria contínua.
Uma consideração sobre a escolha do líder e co-líder
Em relação as pessoas escolhidas para compor o time, algumas empresas defendem a montagem da equipe com algumas variações. A principal delas é em relação à escolha do líder e co-líder. A hipótese defendida é de que o líder do kaizen seja um gestor da área foco do trabalho. Assim, ele acumularia as funções de condução do time e coordenação técnica. O argumento para justificar essa escolha é que, sendo o gestor do processo, existiria um incentivo adicional para atingir o resultado e estabilizar a mudança realizada no evento. Ele seria responsável por “defender” a melhoria nos indicadores de seu departamento. Caso a semana kaizen seja finalizada com pendências, o líder (que também é o gestor de uma área) teria a responsabilidade de finalizá-las com o objetivo de garantir o resultado. Um evento kaizen entregue com um resultado de impacto e sustentável é o sinal de que o gestor da área se apropriou dos benefícios e mudanças realizadas.
Considerações finais sobre a definição da equipe: e o papel das demais pessoas da empresa?
Para finalizar essa reflexão sobre a elaboração da equipe, um último aspecto deve ser avaliado: como os colaboradores da empresa (que não estão participando do evento) devem interagir com a equipe kaizen durante o evento? Em empresas onde a prática do kaizen é algo consolidado, os colaboradores entendem que os participantes da equipe precisam ter foco no seu trabalho para atender ao objetivo num curto prazo. Deve existir a compreensão de que a equipe estará dedicada ao evento no período e que outras atividades precisarão de um prazo maior para serem realizadas. Devido a essa necessidade, é frequente que os membros da equipe estejam utilizando alguma peça de roupa (um colete, boné, etc) para que os colaboradores os identifiquem como participantes, conforme a foto no início deste post. Além disso, a equipe pode solicitar alguma ajuda para as demais áreas de suporte da empresa, com o objetivo de acelerar a implementação. Novamente, a identificação da equipe ajuda a criar esse senso de urgência em relação ao que for necessário.
Com um time bem elaborado, mãos à obra para fazer acontecer!
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