Oportunidade #03: Desenvolva um plano de ação certeiro com o A3

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Nem sempre as mudanças para aumentar a produtividade, reduzir custos de operação e melhorar o atendimento acontecem na velocidade e na direção planejada pelos líderes.

Pense nos grandes ganhos que acontecem quando ideias e projetos são realizados: dentro do tempo previsto, contam com a atenção das pessoas, e sobretudo, estão alinhados com os resultados que a organização busca atingir.

No momento atual do mercado, mais do que nunca, cabe a empresa ser ágil em ver as suas decisões traduzidas em ações e estas em resultados. Veja alguns exemplos onde essa agilidade é essencial:

  • Acelerar o desenvolvimento de novos produtos;
  • Reduzir o tempo de análise e aprovação de pedidos no financeiro;
  • Diminuir o tempo de troca de produtos (setup) em máquinas estratégicas no chão de fábrica;
  • Corrigir processos no sistema de gestão (ERP) da organização podem contribuir para aumentar a rentabilidade do negócio, além de garantir uma vantagem competitiva no mercado;
  • Mudar o layout do seu processo produtivo.

Temos certeza de que você é capaz de reconhecer o benefício que sua empresa terá ao realizar mudanças como essas.

Se por um lado existem motivos que levam ao atraso na implementação das ações, e já listamos 8 dicas para que você não perca dinheiro com isso, por outro é fundamental que se aumente a segurança para que as ações do seu plano sejam certeiras.

Qual ferramenta utilizar para aumentar a assertividade do seu plano de ação?

Você já ouviu sobre o A3? Além de definir o tamanho de uma folha de papel (29,7 X 42 cm), ele também é um formulário que ao ser preenchido leva a pessoa a trilhar totalmente o ciclo PDCA. E mais do que isso, ele é uma ferramenta que aumenta o aprendizado das pessoas até que o problema esteja resolvido.

Muito se fala do ciclo PDCA (Planejar, Desenvolver, Checar e Agir), mas as pessoas insistem em planejar pouco, e executar muito! E pior, a baixa atenção ao planejamento leva a um gigantesco esforço de execução: sinônimo de uma implementação lenta e sujeita ao insucesso.

Um benefício do uso do A3 é dar clareza do problema a todos os envolvidos para que uma ação seja implementada. Como você poderá verificar na figura abaixo, o plano de ação é uma parte do A3, e para que ele seja desenvolvido é fundamental preencher as seções anteriores.

É nesse preenchimento que o “P” do planejamento é realizado!

Veja abaixo as partes que compõem o A3. Clique aqui ou na figura para baixar um roteiro passo a passo para desenvolver um A3. Inserimos junto a esse roteiro dois A3 já preenchidos!

A3 - kimia

Quais resultados de impacto você irá colher?

  • O A3 irá acelerar a execução de projetos chave para a empresa
  • Essa ferramenta irá aumentar a transformação de boas ideias em resultados
  • Aumentar o sentimento de dono das pessoas para resolver os problemas

O que você não pode esquecer?

  • O primeiro A3 impõe um desafio inicial no seu desenvolvimento. Incentive as pessoas a romper essa barreira!
  • O A3 é muito eficiente ao ajudar as pessoas a ‘aprender a aprender’, o que auxilia as pessoas a lidarem com os problemas em seus processos.
  • Faça com que os líderes atuem como tutores dos A3s em desenvolvimento pela sua equipe. Além de melhorar a comunicação na empresa, isso também garante transferência de conhecimento!

Aplique agora mesmo! Como?

  • Selecione um problema real da sua empresa e inicie o preenchimento do A3.
  • Inicie uma investigação para entender por que o problema acontece
  • Atualize o A3, proponha com o processo deva funcionar, desenvolva ações e explique para o seu líder.
  • Inicie a implementação e reavalie se o plano de ação continua fazendo sentido a cada nova descoberta sobre o problema.
  • Avalie o resultado pelo indicador definido no A3.

Veja esse caso: Melhore a gestão de materiais e o abastecimento da fábrica.

Quer saber qual a oportunidade #04? Clique aqui.

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Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.