Um evento kaizen “só acaba quando termina”. Veja o que precisa ser feito após uma semana kaizen.

Eventos kaizen realizados são tradicionalmente encerrados seguindo um protocolo semelhante: uma apresentação de resultados para um auditório cheio de colaboradores, grandes aplausos e a direção da empresa satisfeita com os resultados entregues. Para os participantes da equipe, fica uma sensação de “missão cumprida” e até de certo alívio, já que a semana kaizen é uma corrida contra o tempo para atingir os objetivos propostos. Infelizmente, o trabalho do kaizen não termina nesse momento.

Os vários posts em nosso blog e os materiais disponíveis em nosso site (clique no link a seguir e acesse o post “Guia de uso do kit-kaizen” para ter acesso a todos eles) tratam de forma bastante detalhada como preparar e executar eventos kaizen. Mas o que ainda foi pouco abordado é o que deve ser feito APÓS o evento, quando a semana kaizen já foi finalizada. A esse respeito, ao menos dois temas merecem nossa atenção: (1) o monitoramento de padrões estabelecidos e (2) a resolução de pendências. Abordaremos cada um destes a seguir.

Em relação ao monitoramento de padrões, essa é parte fundamental do trabalho da liderança da área, para garantir que as implementações realizadas no kaizen sejam estabilizadas. Toda melhoria inclui alguma mudança na maneira como o trabalho deve ser realizado e, por conta disso, padrões de trabalho acabam sendo elaborados ou revisados durante o evento. Atividades de treinamento e verificação desses padrões tornam-se obrigatórios.  Estes padrões podem ser instruções de trabalho para o chão de fábrica, orientações sobre como utilizar telas dos sistemas de gestão (ERP) ou o conhecimento de um novo fluxo de trabalho em ambientes administrativos.

Antes de mais nada, muito raramente as semanas kaizen são encerradas sem pendências. Considerando que a geração de ideias para melhoria é bastante grande e que o tempo para execução é pequeno, a existência de algumas pendências deve ser tratada de maneira até natural. A foto abaixo ilustra a quantidade de ideias (post its) geradas em um evento típico. Algumas empresas até atribuem a essa sistemática de fechamento de pendências o nome de “kaizen 30 dias“. É claro que o “X” da questão deve ter sido resolvido DURANTE o evento. Se o resultado do evento só puder ser entregue após a resolução de um grande número de pendências, provavelmente a semana kaizen não foi bem executada (acesse o link a seguir para ter acesso aos Templates de Execução) ou os objetivos e escopo do evento não foram bem definidos.

Então, como endereçar as pendências que quase certamente existirão? Nesse ponto, o líder da equipe kaizen desempenha papel fundamental. Semanalmente, o líder do kaizen deve realizar uma reunião com os membros da equipe para o acompanhamento das ações. O plano de ação deve conter somente pequenas entregas que possam ser executadas no prazo de uma semana. Assim, qualquer atraso ficará evidente caso as ações não sejam executadas. Ações complexas tornam-se difíceis de serem concluídas no prazo estabelecido. Pequenas entregas conferem um bom ritmo de implementação.

Por fim, ao final dos 30 dias, a equipe do kaizen deve realizar uma nova apresentação para a direção da empresa para comprovar se os resultados previstos no final da semana kaizen se confirmaram. Essa reunião ainda pode ser aproveitada para indicar as dificuldades na conclusão das pendências e para sinalizar oportunidades para novos eventos. Ao término dessa segunda apresentação costumam ser entregues certificados aos participantes e os resultados obtidos são celebrados (uma sugestão tradicional para isso é um almoço especial para os participantes do time junto a direção da empresa). Só nesse momento é que o evento kaizen termina.