Você conhece o trabalho de um Líder Kaizen? Saiba como ele atua

A aplicação da Metodologia Kaizen pode trazer ganhos expressivos para as empresas que a utilizam com eficiência, muito apoiada em um sólido trabalho em equipe com foco no resultado. Entretanto, para que isso aconteça, um intenso trabalho de planejamento precisa ser realizado.

Essa tarefa é responsabilidade de um Líder Kaizen que, na prática, acaba atuando como o coordenador do programa de melhoria. Ele deve ser um articulador das atividades, primeiro identificando as necessidades e a estratégia do negócio, para em seguida propor ações e mudanças que suportam o alcance desses objetivos.

Para isso, deve possuir habilidades interpessoais, como um bom relacionamento com as equipes, ser bom negociador, ser flexível, praticar uma escuta ativa, mas ao mesmo tempo, estimular (e até pressionar) as equipes a promoverem mudanças e um processo de melhoria contínua.

Continue a leitura para entender um pouco mais.

Como um líder kaizen deve atuar?

Já apresentamos um pouco das características de um líder kaizen. Agora vamos descrever suas principais responsabilidades.

Planejamento dos eventos

Para que um evento de curta duração entregue resultados expressivos, muito planejamento é necessário. A primeira responsabilidade do líder kaizen é, provavelmente, o entendimento de como cada kaizen colabora para a estratégia. Quais benefícios para a empresa cada mudança proporciona? Quais deles são prioritários? Quando devem ser realizados? E claro, quais serão as metas do evento? Essas são algumas das perguntas que precisam ser respondidas.

A segunda responsabilidade é definir o escopo de trabalho de cada kaizen. Junto com os envolvidos e gestores de cada processo, uma análise prévia do problemas enfrentados deve ser realizada. Indicadores e medições devem ser analisados. Antes que o evento seja iniciado, os desafios que serão enfrentados durante o kaizen precisam ser minimamente entendidos, para que os recursos necessários sejam disponibilizados.

(clique aqui e baixe um template que suporta o planejamento de eventos kaizen)

Disponibilizar os recursos

O líder kaizen precisa garantir que todos os recursos necessários precisam estar disponíveis na data do evento. Como recursos, pode-se entender materiais e informações e, especialmente, a participação da melhor equipe possível no evento para resolver cada tipo de problema.

Os melhores kaizens são aqueles realizados por equipes multifuncionais. Isso permite que um problema seja analisado por todos os ângulos possíveis, e que os impactos de qualquer mudança sejam amplamente entendidos antes que aconteçam. Além disso, todos os envolvidos em qualquer processo (fornecedores, equipe operacional, clientes internos ou externos, áreas de suporte, etc) devem ter a chance de se posicionar, pontuando problemas e analisando propostas de melhoria.

(clique aqui e acesse conteúdo que explica como montar uma equipe kaizen)

Disponibilizar todos os recursos é uma tarefa de alta complexidade, uma vez que pode envolver o gerenciamento de prazos de entrega de materiais e uma grande negociação com os gestores de cada área para liberação dos membros da equipe. Estes podem estar em férias ou indisponíveis, e isso pode impactar no planejamento de todos os eventos. O líder kaizen deve gerenciar a agenda de eventos.

Treinamento técnico das equipes kaizen

Uma vez que a realização do evento seja confirmada, o líder kaizen deve fornecer treinamento técnico para as equipes. As sessões de treinamento podem ser realizadas às vésperas do início do evento ou durante o primeiro dia de trabalho, sendo responsabilidade do próprio líder kaizen ou de algum especialista em ferramentas lean que faça parte do escritório de melhoria contínua.

A proximidade de realização do treinamento técnico com o evento kaizen é importante para consolidar o conhecimento transferido, uma vez que sua aplicação será imediata. Isso potencializa o aprendizado, a sensibilidade da equipe aos problemas existentes e o impacto das ações propostas.

Durante a realização do evento, dúvidas na aplicação de cada ferramenta devem ser esclarecidas pelo líder kaizen. Normalmente, este possui a função de “consultor”, atuando de maneira indireta no evento.

Monitoramento das mudanças e estabilidade de processo

A manutenção de um programa de melhoria contínua baseado em eventos kaizen trará muitas mudanças de processo. O líder kaizen deve suportar os gestores de cada processo a monitorar o impacto de cada mudança. Como o próprio significado da palavra kaizen indica (mudar para melhor), as mudanças são realizadas com o objetivo de melhorar o desempenho de uma operação. Mas situações não previstas podem acontecer.

Dessa forma, o monitoramento dos novos padrões de trabalho estabelecidos, bem como sua adequação às necessidades das áreas, devem ser realizados. Garante-se dessa maneira a estabilidade do processo e um bom desempenho. Essa é uma atividade fundamental e que não pode ser negligenciada, evitando o risco de que todo o esforço realizado no evento kaizen seja comprometido. A estabilidade do processo, com a prática de documentação e atualização dos padrões suporta um verdadeiro programa de melhoria contínua.

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Guilherme Sandrini

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