8 Dicas essenciais para não perder dinheiro com atraso nos projetos
Concluir projetos essenciais dentro do prazo previsto, utilizando os recursos planejados, é visto como estratégico pela Direção de qualquer empresa. Todo projeto deve entregar um benefício, resolver um problema ou permitir o uso de um novo recurso. Melhorando, portanto, o resultado do negócio. Evitar o desperdício de tempo e dinheiro durante a implantação é importante, especialmente em momentos de retração econômica e competição acirrada (ou vai dizer que sua empresa não precisa se preocupar com isso?).
Entretanto, as pessoas geralmente não realizam atividades simples e práticas que as ajudem a entregar seus projetos no prazo.
Com base em nossa experiência implementando projetos, apresentamos 8 dicas (FORTEMENTE RECOMENDADAS!) para quem quer acelerar a conclusão de projetos e trazer grandes resultados para sua empresa.
- Pense em projetos curtos
Projetos de curta duração têm maior probabilidade de serem entregues no prazo. E isso pode ocorrer por dois motivos:
Motivo #01 – “Scope Creep” ou “Projeto Frankenstein”. Com uma duração menor, a chance para que a carga de tarefas cresça sem que isso contribua para o sucesso do projeto diminui (isso é conhecido como ‘Scope Creep’). Ou, posto de outra forma, é mais difícil que um projeto se torne um “Frankenstein”, um agrupamento de temas difícil de ser gerenciado de maneira conjunta e, às vezes, até conflitantes entre si.
Motivo #02 – Senso de urgência gera foco! O segundo motivo demonstra que quando as pessoas enxergam de modo concreto o final do caminho (e seus benefícios), torna-se mais fácil alinhar a equipe para realizar as atividades propostas. O senso de urgência e o foco no trabalho geram resultados.
E se um projeto teimar em se mostrar grande (escopo amplo demais)? Divida-o em entregas importantes e frequentes. Dessa maneira, o que seria uma caminhada longa pode se tornar uma série de pequenos sprints, um conjunto de corridas intensas e curtas onde cada linha de chegada estimula a entrega no prazo.
- Defina um objetivo claro
Pode parecer óbvio, mas muitos projetos falham ao não especificar e divulgar com clareza seus objetivos logo no começo. E, se isso acontece tardiamente, muitos recursos já podem ter sido gastos de maneira errada (olhe para a janela e acene para o dinheiro indo embora!).
A definição “em pleno voo” sobre onde ir e quando chegar pode até nos levar ao destino correto, mas certamente isso irá gerar uma turbulência desnecessária e um tempo de viagem mais longo.
- Compartilhe a visão e responsabilidades
Um projeto entregue no prazo é o resultado direto do trabalho de uma equipe. E para que este time funcione, é essencial que a visão de onde se propõe a chegar e as responsabilidades de cada pessoa sejam bem definidas.
Quando cada pessoa sabe qual a sua função no projeto, também entende a melhor maneira de contribuir para o alcance do resultado. Na visão de um gestor, isso nos permite extrair o máximo da equipe. Portanto, invista também em comunicação, não somente no esforço de implementação!
- Envolva a equipe logo no começo
Com frequência, as equipes tomam conhecimento de alguns desafios já no estágio de implantação, bastando a eles somente um comportamento: cumpra-se! Qual o problema com isso? Às vezes a equipe não sabe exatamente porque está realizando as atividades e qual seu benefício.
Se você quer aumentar a sustentabilidade das soluções e não deseja investir um tempo adicional ao final do projeto para “colocar as pessoas no barco”, envolva as pessoas desde o início. Dê liberdade para que elas possam opinar, ajudar a planejar e inserir sua marca nessa a obra em desenvolvimento e, com isso, garanta o comprometimento com o prazo e com a qualidade do resultado final.
- Entregue valor desde o início
Muito frequentemente, projetos são iniciados em um ritmo mais tranquilo, que vai se intensificando à medida que o tempo passa. No final, equipe sobrecarregada e horas extras são quase uma regra. Mas, será que é possível garantir a qualidade do trabalho nesses momentos finais?
Saiba que planejar cada entrega (ou “conquista”) logo no início do projeto irá contribuir de 2 formas para a geração de valor no prazo:
Contribuição #01: a equipe se desenvolve e aprende com o projeto em curso, ao mesmo tempo que sente o sabor de colher os primeiros resultados.
Contribuição #02: entregar tarefas desde o início impedirá um acúmulo de ações no final. Simples assim.
- Celebre os sucessos
As entregas intermediárias devem ser comemoradas, pois esse será um combustível adicional para as pessoas se comprometerem com as datas assumidas.
Um elogio do líder ou som de um aplauso são suficientes. O reconhecimento pelo resultado e pelo esforço é um impulso extra para a próxima entrega.
- Monitore com frequência o caminho
Não seja surpreendido pelo atraso justamente quando o projeto está chegando ao fim.
Uma vez que o projeto foi planejado com entregas pequenas e frequentes (dica #1, apresentada acima), também será possível detectar atrasos com essa mesma frequência. Realize uma agenda de monitoramento das ações envolvendo a equipe com intervalos curtos.
O cumprimento dos prazos e alcance dos objetivos dependem de um bom planejamento, mas também de um acompanhamento eficiente da execução. Existem pessoas que não tem a disciplina para monitorar o andamento de um projeto. Para elas, a boa notícia é que a criação desse momento especial de monitoramento irá ajudar tanto os responsáveis pela execução das atividades, como assegurar uma regularidade de participação dos gestores. E os benefícios são enormes: implementações rápidas e alinhadas às expectativas da Direção (quer mais?).
- Documente a história
A ausência de um registro dos passos e decisões importantes do projeto irá aumentar os problemas gerados por questões não planejadas, tais como: mudança do objetivo e escopo, redução do prazo do projeto, mudança das pessoas envolvidas e impactadas pelas atividades.
Uma documentação estruturada reduz o tempo e esforço ao relembrar decisões essenciais. Também serve para evitar o retrocesso em pontos chave já acordados. E como já dito, cada mudança ou decisão deve ser bem comunicada.
Ações simples e práticas podem fazer uma grande diferença para que projetos importantes para a empresa sejam realizados dentro do prazo esperado. Aplicar as 8 dicas confere grande sustentação e impacto a qualquer iniciativa de melhoria.
Mas, e você? Acha difícil colocar tudo isso em prática?
A boa notícia é que existe um método comprovado para se realizar projetos que NATURALMENTE incorpora as 8 dicas apresentadas até aqui: o EVENTO KAIZEN. Utilize-o e garanta resultados rápidos, sustentáveis e de impacto para sua empresa.
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