Como coordenar projetos com eficiência: descubra alguns aspectos fundamentais

Gerir uma empresa é uma tarefa que conta com muitos desafios. Afinal, além de manter a operação em funcionamento para entregar os resultados, é fundamental melhorar processos e produtos, a fim de se manter competitivo.

Conciliar as atividades da rotina da operação com as iniciativas de melhoria planejadas exige coordenar projetos com eficiência. Em geral, falta tempo às equipes para realizar as duas atividades de maneira simultânea.

Quer saber como coordenar projetos e proporcionar o atingimento das metas da empresa? Leia nosso artigo, vamos explicar como o planejamento permite combinar os novos propósitos com o dia a dia do empreendimento!

A diferença entre gerenciar a operação e coordenar projetos

Uma empresa tem fluxos de trabalho e processos definidos, nos quais os funcionários se aplicam para chegar aos resultados planejados. Tais processos são divididos em atividades, que precisam ser executadas constantemente, seguindo as diretrizes e os procedimentos definidos para seus setores. É isso que mantém um negócio em funcionamento.

No entanto, para ganhar eficiência, desenvolver novos produtos, melhorar os processos existentes ou implantar um novo sistema, são desenvolvidos projetos. Um projeto pode ser definido como um esforço ou um empreendimento temporário, que entregará um resultado esperado. Ou seja, ele tem início e término definidos. Durante seu desenvolvimento, a equipe precisa dividir seu tempo entre suas obrigações regulares e as atividades planejadas. Em alguns casos, isso pode gerar uma sobrecarga de atividades.

Como coordenar projetos

Realizar um projeto é uma atividade muito complexa. Antes de mais nada, vale destacar que cada projeto é praticamente único, considerando seus objetivos, atividades planejadas, recursos necessários e resultados esperados. Já as atividades de gerenciamento da rotina são igualmente desafiadoras, porém muito mais repetitivas, considerando que existe um “trilho” definido a ser seguido (os processos já existentes).

Ainda assim, projetos realizados anteriormente e com objetivos semelhantes podem ser utilizados como fonte de lições aprendidas e base para estimativas de tempo, recursos e custos envolvidos. Isso é muito útil nas etapas de planejamento, de forma que o projeto (e sua decisão por realizá-lo ou não) torna-se menos imprevisível. Ainda que existam muitas especificidades, a coordenação de projetos deve passar por algumas etapas recorrentes e indispensáveis. Relacionamos as principais abaixo.

Definir o escopo

Todo projeto inicia tendo um objetivo “macro” definido, que expressa principalmente o motivo pelo qual ele deverá ser realizado (isso também é chamado de definição em “alto nível”). Entretanto, durante a fase de planejamento, a especificação do escopo do projeto deve ser realizada, e isso é equivalente a DETALHAR os objetivos ‘macro’ definidos no início, as entregas principais e o que NÃO será contemplado como uma entrega do projeto.

O escopo do projeto pode envolver a criação de alguns documentos de suporte, como a EAP (estrutura analítica do projeto) e uma especificação detalhada. Na prática, dessa maneira, definimos os limites do projeto. Isso deve ser formalizado e aprovado pelas principais partes interessadas (ou stakeholders) da organização, de forma a garantir um alinhamento das expectativas em relação ao que cada projeto entregará.

Essa deve ser uma das primeiras etapas a serem realizadas após o lançamento do projeto, uma vez que as entregas previstas no escopo servirão de base para a definição das atividades e dos recursos necessários.

Estabelecer o cronograma

Tendo-se definido o escopo, o planejamento de um projeto prossegue com o detalhamento das atividades necessárias para que cada entrega seja realizada, além de uma sequência lógica da realização e da duração de cada atividade. Um cronograma é uma representação organizada de todas essas informações. Criar um cronograma não é uma tarefa simples. Todas as atividades definidas deverão ser sequenciadas, de forma que isso constitua um “plano de trabalho'”para a execução do projeto.

Além disso, uma vez que as durações e os recursos necessários também sejam definidos, pode ser preciso rever o sequenciamento preestabelecido, de forma a respeitar as limitações de recursos existentes e o prazo em que o projeto precisa ser entregue. Assim, pode-se dizer que a criação de um cronograma é um processo iterativo (ou seja, realizado em algumas iterações).

O maior benefício do uso do cronograma é garantir a eficiência na utilização dos recursos (normalmente compartilhados), uma vez que essa ferramenta informa com detalhes quando eles serão necessários e também estabelece as relações de precedência existentes (pré-requisitos para a realização de cada atividade).

Um bom cronograma é aquele que permite a entrega do projeto dentro dos prazos estabelecidos, propõe uma sequência factível de realização e utiliza menor quantidade de recursos devido ao bom planejamento.

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Estipular os custos

De posse do cronograma e de todas as informações associadas a ele, será possível estimar todos os custos envolvidos no projeto, considerando os materiais a serem adquiridos, o tempo alocado pelos membros da equipe, os serviços de terceiros, os recursos etc.

Normalmente, os projetos têm um orçamento definido em seu início, de forma que esse detalhamento permite ser possível comparar o custo total versus o orçamento inicial disponível. Além disso, os projetos podem prever um retorno financeiro após sua implementação, que também poderá ser comparado ao seu orçamento.

Em alguns casos, o projeto pode exceder o orçamento previsto e sua realização deve ser reavaliada. Já em outros, confirma-se que o benefício compensará os gastos previstos, de forma que a organização terá ainda mais convicção de que o projeto deve ser realizado.

Controle do projeto

Todas as etapas descritas até o momento (definição do escopo, cronograma e custo) fazem parte do PLANEJAMENTO do projeto. Ou seja, sua EXECUÇÃO (realização das entregas propriamente ditas) pode não ter sido iniciada.

Quando a execução tiver início, o planejamento estabelecido até aqui deverá ser seguido e monitorado periodicamente. O escopo, o cronograma e os custos definidos compõem as chamadas “linhas de base” do projeto, que devem ser respeitadas. Ou seja, as entregas, o prazo para a realização de cada atividade e o orçamento devem ser cumpridos conforme o planejado. Nisso consiste a atividade de controle.

Caso haja desvio em relação às ‘linhas de base’, o projeto e o seu plano deverão ser reavaliados junto a um comitê diretor ou patrocinadores, podendo ser modificado em algum aspecto, até que seja concluído e encerrado.

Apresentamos aqui os principais aspectos da coordenação de projetos, mas existem outros como o gerenciamento dos riscos, recursos humanos, aquisições, comunicação etc, que não foram abordados neste artigo.

Conclusão

Coordenar projetos é muito importante para que a organização se mantenha competitiva no mercado e aumente o desempenho dos seus negócios. É por meio deles que novos hábitos, produtos e processos serão desenvolvidos e beneficiarão a organização no cumprimento da sua estratégia. A fim de complementar seu conhecimento, leia também nosso texto sobre gestão de tempo em projetos, para aprender como o coordenador deve gerenciar esse recurso com eficiência e fazer mais em menor prazo!

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