Política de estoque: entenda porque sua empresa precisa ter uma
Não é novidade que, para todas as empresas, existe uma enorme pressão de redução de custos para manter uma operação saudável e lucrativa.
Normalmente, a redução de custo está mais ligada às atividades operacionais, de forma que ganhos de produtividade de pessoal e maquinário, aumento da capacidade, redução do quadro de pessoal, entre outros, acabam impactando os custos envolvidos e gerando os benefícios esperados.
Já uma política de estoque também pode impactar positivamente os custos da sua empresa, mas de outra maneira. Nesse caso, podemos pensar em ‘ganhos de produtividade’ mas do ponto de vista do capital empenhado ou imobilizado.
Sim, uma política de estoque bem implementada pode aumentar a ‘produtividade do capital’ através da redução dos estoques, além de garantir o atendimento eficaz aos clientes. E, na prática, isso é feito sem necessidade de investimentos, mas pela tomada de decisão de forma diferente, com base na política estabelecida.
Confira nosso conteúdo em detalhes para entender como uma política de estoque pode gerar benefícios, além de entender como implementá-la. Vamos lá?
O que é uma política de estoque?
Uma política de estoque é como uma constituição, um ‘guarda-chuva’ que define as regras gerais para a toda a gestão de estoques. É muito mais abrangente do que pensarmos apenas em como organizar e armazenar os itens em estoque.
A política de estoque define como os materiais devem ser gerenciados. Na prática, isso significa definir QUANDO os itens em estoque devem ser repostos, QUAIS QUANTIDADES devem ser armazenadas, QUANDO ATUALIZAR os dimensionamentos existentes, além da questão óbvia que é definir QUAIS ITENS DEVEM SER MANTIDOS EM ESTOQUE e quais não.
Se existe um dimensionamento, também devem ser definidos estoques máximos e quais regras devem ser respeitadas de forma que esse limite máximo nunca seja excedido, e quais as ações para evitar o descuprimento a essas regras e dimensionamento.
Operacionalmente, a política de estoque também pode definir quais as responsabilidades das áreas envolvidas no processo de compra, fabricação e reposição, que podem incluir departamentos de PCP/Planejamento, Logística Interna, Logística Externa, Suprimentos/Compras, Produção/Manufatura, Estoque/Almoxarifado e demais áreas requisitantes dos materiais, etc.
Como ficará claro mais adiante no texto, essas regras gerais são fundamentais para termos um controle de estoque efetivo.
Benefícios de uma política de estoque
Vamos citar e discutir os principais benefícios de uma política de estoque, mas você provavelmente irá enxergar outras vantagens para sua empresa. Vamos a eles.
Evitar falta de materiais
Para começar, é fundamental que a política de estoque não vise apenas reduzir as quantidades armazenadas ‘a qualquer custo’ de forma que isso impacte a operação.
Falta de material impacta as empresas de diferentes maneiras. Uma empresa varejista pode perder vendas se o produto está indisponível. Prejuízo direto. Já uma empresa industrial (fabricante) pode entregar pedidos em atraso, prejudicando sua reputação de ‘fornecedor confiável’ no mercado. Isso quando nosso estoque é de ‘produtos acabados’.
Se existe falta de matéria prima, pode-se estar sujeito a paradas de processo e perdas de produtividade no ambiente industrial. Às vezes, uma linha de produção não chega a parar por falta de material mas, para compensar, o programa de produção precisa ser alterado, de forma que os recursos acabam sendo utilizados para produzir um produto que (ainda) não é necessário. Fato muito frequente.
Já empresas de serviços podem proporcionar uma ‘experiência ruim’ ao cliente pela falta de material. Não é desagradável ir a um restaurante e descobrir, depois de olhar o cardápio e escolher um prato, que ele está indisponível? E se essa falta ocorrer em um hospital, com uma medicação ou materiais médicos? Estaremos impactando a qualidade do atendimento, não?
O impacto ficou evidente. Vamos a outro benefício.
Eliminar excessos em estoque
Da mesma maneira que a política de estoque também serve para eliminar faltas, nosso objetivo também é evitar excesso em estoque. Não queremos ter nem muito, nem pouco.
Para que uma política de estoque seja efetivamente implementada, é necessário haver um dimensionamento de estoque. O ‘estoque máximo’ que não deve ser excedido. Só é possível reconhecer os excessos se existe um dimensionamento.
Estoques elevados geram alguns problemas. Dentre eles, podemos destacar perdas de material, seja porque os itens simplesmente não serão utilizados ou vendidos (tornam-se obsoletos), seja porque estes podem perder suas propriedades e precisarem ser descartados. Boa parte deles tem um ‘shelf life‘ ou prazo de validade.
Caso os itens armazenados sejam perecíveis (a exemplo de alguns alimentos), este aspecto torna-se crítico. O dimensionamento existente deve considerar isso.
Essas perdas, evidentemente, representam um prejuízo direto à empresa e devem ser evitadas. Importante mensurá-las o tempo todo através de um indicador.
Redução do capital empatado e custo financeiro
Essa é uma consequência direta da eliminação de excessos em estoque.
A redução dos estoques proporciona o efeito positivo que é a liberação do capital empatado na operação. Algumas empresas chamam isso de ‘capital de giro’ ou ‘working capital‘. O benefício é colhido uma única vez no caixa da empresa, uma vez que estaremos adiando compras de materiais e o uso de recursos (mão de obra, energia, etc) com o adiamento da produção, por entendermos que estes não são necessários nesse momento.
Entretanto, se sua empresa é obrigada a tomar empréstimos bancários com frequência para compor o capital de giro, a redução dos estoques poderá gerar um ganho duradouro que é a redução/eliminação do custo financeiro devido a esses empréstimos.
Evitar/adiar investimentos em estruturas de armazenamento
Sim, às vezes, por não termos um controle efetivo e um dimensionamento de estoques em uso, os estoques podem continuar crescendo ao longo do tempo.
Já tivemos contato com várias empresas que são obrigadas a expandir sua área operacional devido ao crescimento dos estoques, sem ter um crescimento correspondente na escala de vendas. Ou seja, o negócio não cresceu, mas a estrutura precisou ser ampliada.
Isso gera diversos custos. Com pessoas, com estruturas de armazenamento, empilhadeiras, além do próprio espaço para armazenamento que precisa ser construído ou alugado.
Para termos referência dos custos, apenas com o espaço necessário. Em 2024, ano de publicação original desse conteúdo, as estimativas de custos de desenvolvimento e construção de áreas logísticas é de cerca de R$ 2.000,00 por metro quadrado, sem considerar o terreno. Incluindo o terreno, esse custo pode exceder R$3.000,00 por metro quadrado construído.
Já a estimativa de locação destes espaço varia em torno de R$30 a R$60 por metro quadrado por mês (a depender da qualidade do espaço e da proximidade com grandes centros urbanos).
Custo elevado, independente da opção por construção ou locação. Faça suas contas e comprove.
Estabelece as regras de gerenciamento de estoque
Já mencionamos que a política de estoque funciona como as regras gerais de gerenciamento de estoque. Mas o que isso significa na prática?
O grande benefício é termos clareza nas decisões sobre como realizar a reposição, quando e em quais quantidades. Isso significa que o capital empatado em estoques ficará definido e validado por todos. Significa que as decisões se tornam bastante objetivas, uma vez que iremos discutir e validar uma política, de forma que somente precisaremos aprovar decisões que nos façam desviar da politica de estoque. Do contrário, o ‘trilho’ a ser seguido já está estabelecido, basta segui-lo.
Havendo regras e limites estabelecidos, mesmo uma decisão de parada de uma fábrica ou operação (por termos atingido o máximo calculado) torna-se mais simples de ser tomada. E isso representa uma grande mudança de paradigma.
As regras da política de estoque colaboram fortemente para a estabilidade da operação, ao mesmo tempo em que lançam bases importantes para garantir um bom atendimento ao cliente. E essa estabilidade também pode ser observada no relacionamento profissional das equipes e departamentos, ao equilibrar objetivos que podem ser conflitantes.
Por exemplo. Se não existem níveis de estoque definidos e validados, as áreas requisitantes sempre desejarão ter estoques elevados, uma vez que isso proporciona uma posição ‘confortável’ em termos de atendimento à demanda de materiais. O mesmo vale para uma Área Comercial, de forma que vendas não serão perdidas por falta de produto.
Entretanto, Áreas Financeiras ou de Controladoria querem reduzir os estoques, de forma a reduzir o capital empatado e possíveis custos financeiros. Mas isso, normalmente, acaba sendo realizado de uma maneira não fundamentada, já que não se apoia em melhorias de processo, melhores negociações com fornecedores, etc.
Uma terceira parte deve ser considerada nesse possível conflito. A Área Operacional, ou o Almoxarifado, que é responsável pelos estoques dos materiais, precisa ter espaço suficiente para armazená-los de maneira organizada. Some-se a isso a área de Suprimentos, desejando realizar compras de grandes volumes de materiais, com objetivo de reduzir custos e aumentar seu poder de barganha na negociação junto a fornecedores.
Dá para enxergar o conflito se formando? Cada área trabalha para defender seus objetivos isoladamente, e não para manter uma política de estoque em uso, discutida e validada por todas as áreas.
Como definir uma política de estoques?
A resposta curta e direta é: COM MUITA NEGOCIAÇÃO entre as áreas e de maneira FUNDAMENTADA EM DADOS.
Mas para deixar isso mais ‘concreto’, vamos abordar diferentes decisões que precisam ser tomadas. Provavelmente, a primeira delas é definir quais materiais devem fazer parte da política de estoques. Ou seja, quais itens devem ser mantidos em estoque e quais não.
Quais itens devem fazer parte da política de estoque?
A resposta a essa pergunta é: DEPENDE DO TIPO DE NEGÓCIO DA SUA EMPRESA.
Se trata-se de uma operação de varejo (ou comércio), o objetivo pode ser não perder vendas de nenhuma maneira. Nesse caso, pode-se acabar assumindo que teremos um valor maior de estoque, não somente por armazenarmos maiores volumes, mas por aumentarmos o mix de produtos armazenados.
Já se a empresa é industrial, pode-se definir uma classificação entre itens ‘standard’ ou ‘não standard’. Ou ‘estocável’ e ‘não estocável’. Na prática, isso significa que alguns materiais estarão sempre em estoque e poderão ser fornecidos ‘a pronta entrega’ e outros só serão produzidos e disponibilizados sob pedido ou encomenda, considerando um prazo maior até a entrega.
No caso de serviços, como hotéis e hospitais, de forma a não impactar o atendimento ao cliente, podemos optar por assumir um mix de materiais maior, mesmo que isso implique em aumento do capital empatado e até maior risco de obsolescência dos materiais.
A questão chave é analisar como ocorre a demanda por estes materiais, seu histórico e perfil de consumo. Existe alguma estabilidade ou os produtos são altamente sazonais? O consumo é de alguma maneira previsível ou esporádico? Somente os DADOS podem responder.
Um ponto comum para qualquer tipo de empresa é identificar a frequência de consumo. E isso é mostrado na imagem abaixo de maneira conceitual.
Independente dos volumes, se o material for consumido em todos os períodos (meses ou semanas), ou praticamente todos, ele deve ser mantido em estoque e estar sempre disponível. Esses são os itens dos quadrantes 2 e 4 na imagem acima.
Itens de consumo esporádico devem ser comprados somente em situações específicas. São tratados como ‘não estocáveis’. Esses são os itens dos quadrantes 1 e 3 na imagem acima.
Para deixar bem claro, veja o exemplo na tabela abaixo. Ela apresenta o consumo mês a mês para um grupo de itens e, dependendo da frequência de consumo, eles são classificados como ‘estocáveis’ ou ‘não estocáveis’. Os nomes dos produtos não são apresentados visando manter a confidencialidade dos dados, mas o caso é real.
O limite entre o que é ‘estocável’ e ‘não estocável’ deve ser definido conforme o tipo de negócio e a possibilidade de aumento do nível de capital empatado. Dito de outra forma, façamos um paralelo com uma ‘Curva ABC’ de estoque.
Itens ‘A’ são os grandes volumes, o ‘carro chefe’ da empresa. São mantidos em estoque. Já os itens ‘C’ tem um consumo esporádico, até incerto. São considerados ‘não estocáveis’, por representarem um percentual muito pequeno de vendas e consumo, e se desejarmos mantê-los em estoque o capital empatado será muito elevado, sem um benefício financeiro significativo.
Já em relação aos itens ‘B’, uma decisão deve ser tomada. São itens que estão no limiar entre ter um consumo frequente e um consumo esporádico. Aqui, precisamos de dados e de uma tomada de decisão fundamentada.
Quais as responsabilidades de cada área na política de estoques?
Não existe uma resposta única para essa pergunta. Depende bastante da estrutura de cada empresa e das ferramentas disponíveis. Ainda assim, aqui destacamos que as responsabilidades devem ser definidas considerando o funcionamento da política de estoque.
Para exemplificar, analise a imagem abaixo. Essa matriz de responsabilidade foi extraída de um projeto realizado pela Kimia Consultoria, e que deixa claro quais as responsabilidades envolvidas. Caso real.
Essas definições serão o princípio de procedimentos que podem, posteriormente, ser elaborados para consolidar uma política de estoque.
Ainda existe uma pergunta importante a ser respondida que é quanto ao cálculo das quantidades de cada material a ser mantida em estoque. Responderemos isso a seguir.
Dimensionamento dos itens dentro de uma política de estoque
Antes de explicar como o dimensionalmento deve ser realizado, cabe um destaque. A lógica de funcionamento que deve ser adotada é de ‘ofertar’ (ter sempre em mãos) a quantidade suficiente para atender ao consumo do cliente externo ou interno (processo que requisita o material).
Ou seja, não estamos tentando ‘adivinhar’ o consumo com base em uma previsão de demanda ou cálculo das necessidades a partir de uma estrutura de produto. Isso é o que um sistema MRP (Materials Requirements Planning) faria.
A lógica de funcionamento é reagir ao consumo real ou a ‘puxada’ do cliente, através de reposições do estoque. Isso é fácil de ser explicado se utilizamos o gráfico de ‘dente de serra’, mostrado a seguir.
A imagem acima descreve o perfil de consumo (redução do estoque) e as reposições realizadas (aumento do estoque) ao longo do tempo. O gráfico é conceitual, mas em função dos parâmetros existentes (consumo médio, frequência de reposição, lead time de reposição, etc), poderíamos criar um gráfico que reflita a realidade para um determinado material.
Na prática, o que realizamos é calcular duas quantidades para cada material:
- Estoque máximo (que é a quantidade em estoque que não deve ser excedida);
- Estoque mínimo (que é a quantidade em estoque que, uma vez atingida, dispara o processo de reposição). Também é chamado de ‘ponto de pedido’ ou ‘ponto de reposição’.
Assim, adaptando a imagem acima e incluindo o estoque máximo e estoque mínimo, teríamos o seguinte (gráficos NÃO estão em escala).
Quanto maior o consumo, maiores os estoques máximo e mínimo. Além disso, quanto maior o lead time de reposição do material, mais cedo precisamos disparar sua reposição (o estoque mínimo aumenta).
Por fim, quanto mais frequentes forem as reposições, menores os lotes de compra ou produção do material.
Se observarmos a imagem acima, é possível verificar que o dimensionamento realizado pressupõe um certo ‘otimismo’ ou previsibilidade. Ele só seria efetivo se ‘tudo der certo’ e sair como o previsto, já que o estoque atinge um saldo zerado ou próximo a isso antes da reposição ser realizada.
Uma vez que sabemos que fornecedores podem atrasar as entregas (independente do motivo) ou pode haver indisponibilidade do material no mercado, precisamos tomar medidas para proteger a operação do impacto de imprevistos.
O mesmo ocorre em uma reposição do material que seja interna (produção). Mesmo ‘dentro de casa’ podem haver imprevistos como quebra de equipamentos, problemas de qualidade, etc que adiam a reposição do estoque.
Assim, a solução normalmente adotada para prevenir o impacto destes imprevistos é utilizar um ‘estoque de segurança’, que é um acréscimo no estoque mínimo e no estoque máximo. Esse acréscimo deve corresponder ao consumo previsto em um determinado período de tempo (dias) até que um problema ocorrido seja resolvido. Para isso precisamos analisar um histórico de imprevistos que ocorreram para entender qual o impacto possível no futuro (com base no passado).
Por exemplo, se um fornecedor costuma atrasar a entrega do material em 1 ou 2 dias além do prazo acordado, o estoque de segurança deve corresponder a, no mínimo, 2 dias de material. Esse estoque funciona como a ‘contratação de um seguro’, que é um custo existente para algo que gostaríamos de não utilizar. A imagem abaixo demonstra como seria o perfil de consumo ao longo do tempo considerando o estoque de segurança (em teoria, nunca utilizado).
Essa é a lógica básica utilizada no dimensionamento dos materiais, para que não tenhamos falta de material e também não exista excesso que comprometa o caixa da empresa. O interessante é entender que o dimensionamento permite que o estoque seja ‘parametrizado’.
Isso significa que, a cada mudança realizada, o estoque poderá redimensionado. Por exemplo, se negociamos com um fornecedor um prazo de entrega menor, o estoque mínimo pode ser reduzido, considerando que as reposições serão mais rápidas daqui para frente.
Outro exemplo. Se realizamos uma iniciativa de melhoria para reduzir o tempo de setup em uma máquina do processo de fabricação, as reposições poderão se tornar mais frequentes e com isso o estoque máximo poderá ser reduzido. CLIQUE AQUI e leia nosso conteúdo sobre redução de tempo de setup.
Existem outras situações que influenciam o dimensionamento dos estoques, como o fato dos materiais serem altamente perecíveis (o que exigiria reposições pequenas e frequentes) ou o consumo do cliente ocorrer de maneira concentrada. Mas a lógica básica para dimensionar os itens incluídos na política de estoque é essa.
Como operacionalizar uma política de estoque
Como dissemos anteriormente, a política de estoque define as regras que devem ser seguidas do ponto de vista de gerenciamento de estoque. Essas regras devem ser desdobradas em fluxos de trabalho e procedimentos a serem seguidos, contando com treinamentos e sessões de comunicação entre todos os envolvidos.
Mas vamos detalhar melhor a operacionalização das reposições de estoque, que é uma parte importante da política de estoque.
Para começar, os cálculos dos estoque mínimo e máximo devem ser realizados para todos os itens classificados como ‘estocáveis’. Para que isso seja realizado, é necessário analisar o consumo histórico e apurar os parâmetros de processo tais como o lead time de reposição, frequência de compra ou produção, estoque de segurança, etc.
Esses cálculos precisam ser realizados de alguma maneira. Provavelmente a mais simples seja utilizando uma planilha eletrônica. E, no dia a dia, pela simples comparação entre os saldos em estoque e os estoques máximos e mínimos, já é possível identificar os itens que exigem reposição imediata e aqueles que não exigem ação nenhuma pelo fato do estoque estar em situação confortável ou mesmo em excesso.
Assim que iniciamos a trabalhar conforme essa política de estoque e a empresa adquira alguma ‘maturidade’ nos novos processos, os parâmetros do estoque podem ser inseridos nos Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), de forma que a visualização e disparo do processo de reposição torna-se mais sistematizado ou até mesmo automatizado.
Em alguns casos, uma equipe de PCP/Logística fica responsável por somente aprovar novas solicitações de reposição e, periodicamente, revisar o dimensionamento existente, visando detectar mudanças no perfil de consumo. Esse tipo de automação é bastante utilizado em empresas que utilizam elevado mix de materiais, quando muitos deles representam peças de baixo custo (embalagens, parafusos, etc).
Muitas vezes, quando o objetivo é gerar o envolvimento de equipes operacionais no processo de reposição, podem ser usados quadros de gestão visual (ou ‘quadros kanban’) para sinalizar as necessidades de reposição. O uso de faixas coloridas e cartões fornece um entendimento rápido da situação do estoque e se existe uma ação imediata a ser tomada.
Na imagem abaixo mostramos um exemplo de ‘quadro kanban’ que pode ser usado para operacionalizar a política de estoque.
Outros exemplos de gestão visual são mostrados em nosso conteúdo sobre o tema. CLIQUE AQUI para saber mais.
Por fim, é importante destacar um último aspecto da política que é quanto ao gerenciamento. É fundamental criar, monitorar e divulgar indicadores de desempenho da política como um todo, visando a melhoria contínua e também evitar distorções.
Um exemplo de distorções possíveis. De nada adianta reduzirmos os estoques se isso acabar gerando faltas de material frequentemente. Ou, ainda, reduzirmos os estoques devido ao aumento da frequência de compras de matérias-primas, se isso gerar um aumento dos custos de frete na logística inbound.
Uma política de estoque bem implementada e que equilibre objetivos conflitantes na empresa pode proporcionar grandes benefícios e ainda melhorar o atendimento aos clientes internos e externos.
A Kimia pode ajudar sua empresa a implementar uma política de estoque?
Sim, com certeza. A Kimia pode apoiar sua empresa de diversas maneiras:
- Através da elaboração e implementação de uma política de estoque como um todo, desde as regras gerais até a definição dos itens que devem fazer parte da política e os processos necessários.
- Realizando o dimensionamento dos estoques e projetando a necessidade de capital empatado, sem excessos e sem gerar faltas de material.
- Realizando, em conjunto com sua equipe, projetos para redução dos estoques.
- Através de consultoria e treinamento para sua equipe, suportando todas as fases da implementação.
Conte conosco. CLIQUE AQUI para entrar em contato e conversar com um consultor especialista.
