6 Recomendações para Aumentar o Sucesso nos Projetos de Redução de Custos Operacionais (Parte 1)

O que leva uma iniciativa de melhoria de processos administrativos ou de fabricação não alcançar a meta planejada? Por que oportunidades de redução de custos operacionais atrasam para ter o efeito desejado? Vocês irão ver que existe um paradigma a ser explorado na resposta a essas duas questões.

Sempre que a Kimia inicia um projeto em um cliente, fazemos essa reflexão com as pessoas que compõem o time operacional e gerencial. Uma das respostas que recebemos com frequência é:

“…falta conhecimento técnico ao time para propor as soluções…”

Com base nesta resposta lançamos ao time um desafio: vamos analisar 6 importantes recomendações que irão influenciar diretamente a evolução do nosso projeto, e depois voltamos para responder novamente as duas perguntas.

Abaixo seguem as três recomendações inicialmente compartilhadas com o time:

1)      Use da analogia do barco para entender a situação.

Fazer um projeto é como iniciar uma jornada em um barco: existe uma data para início da viagem, uma data prevista para chegada, e um destino desejado. Além disso, existe também uma âncora, que representa os problemas internos que o time deverá resolver para que a viagem não seja comprometida desde o seu início. Outros desafios são os icebergs que serão encontrados no caminho, que representam os obstáculos externos ao time que devem ser gerenciados para que não afundem a embarcação antes que ela que cumpra o seu objetivo. O vento que irá soprar nas velas do barco, pode ser visto como os recursos externos que irão favorecer o bom andamento da jornada.

Analogiadobarco

Com essa primeira recomendação, desejamos que você conheça e planeje como os elementos que podem influenciar no seu projeto podem estar alinhados a fim de favorecer a sua jornada.

2)      Enumere os fatores de sucesso da jornada, conte uma história épica.

Entrar em uma embarcação é estar aberto as aventuras que o trajeto aguarda. Nesse sentido, é fundamental que a visão de uma história épica demonstre que a jornada vale a pena. Visto de outra maneira, o problema que iremos resolver deve ser claro, assim como os aprendizados e resultados que o time irá acumular nas vitórias e, sobretudo, nas lições aprendidas nas derrotas.

Nessa segunda recomendação, queremos que você veja a importância de estabelecer um propósito claro como resultado de sucesso. Destaque o tamanho e relevância do problema que o projeto deseja resolver para a empresa, e o impacto positivo de sua solução no trabalho das pessoas.  Assim, mesmos nos momentos difíceis, o desejo de continuar a jornada será superior ao desânimo dos conflitos inerentes ao progresso do projeto.

3)      Selecione o capitão e a tripulação que irão embarcar rumo ao conhecido.

É fundamental alocar as pessoas que irão se envolver e garantir a navegação da embarcação, seja na escolha de um capitão, aquele que irá gerenciar o projeto, seja no posicionamento das pessoas nas atividades nas quais suas competências serão bem utilizadas. Mas, além disso, é necessário que a jornada tenha um significado para esse time. Eles têm que conhecer e sentir-se tomados pela história épica que o projeto deseja entregar.

Com essa terceira recomendação, refletimos junto com o time que é imprescindível colocar as pessoas ‘no barco’, pois elas somente irão se engajar no objetivo se o significado deste trabalho preceder o uso das suas competências.

No próximo texto serão apresentadas as três últimas recomendações relevantes para o sucesso de um projeto, além da resposta as duas perguntas feitas no início deste post.

Compartilhe conosco o seu comentário. Quais seriam as três próximas recomendações compartilhadas com o time?

Siga para a sequência deste texto, parte 2.

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Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.