6 Recomendações para Aumentar o Sucesso nos Projetos de Redução de Custos Operacionais (Parte 2)

O que leva uma iniciativa de melhoria de processos administrativos ou de fabricação não alcançar a meta planejada? Por que oportunidades de redução de custos operacionais atrasam para ter o efeito desejado?

Na primeira parte deste texto foram apresentadas as três primeiras recomendações relevantes para o sucesso de um projeto de redução de custos operacionais, são elas:

1)      Use da analogia do barco para entender a situação.

2)      Enumere os fatores de sucesso da jornada, conte uma história épica.

3)      Selecione o capitão e a tripulação que irão embarcar rumo ao conhecido.

Seguem abaixo as três últimas recomendações que compartilhamos com a equipe para responder as perguntas citadas acima:

4)      Estabeleça os pequenos progressos que serão responsáveis pelo grande sucesso.

Será difícil manter a empolgação da tribulação se ela não enxergar a importância de cada passo em uma longa jornada. Estabeleça pequenas ações e objetivos intermediários que permita fornecer ao time o progresso do projeto. Delegue para cada integrante do time um desafio de curto prazo, que quando realizado permita que todos vejam que o resultado do projeto depende do trabalho de cada indivíduo que pertence ao time. As histórias que serão contadas após essa jornada, em parte serão provenientes das experiências que cada pessoa viveu em cada pequeno passo.

Essa recomendação destaca o poder dos pequenos ganhos, não somente para o resultado final, mas também para o moral do time durante o projeto.

5)      Acompanhe a evolução da jornada, evite surpresas.

Faz parte da evolução do barco no seu trajeto rumo ao destino final, alguns desvios de rota. Tempestades e correntes marítimas podem dificultar o seguimento do plano traçado no momento da partida. Cabe ao capitão e sua tripulação o acompanhamento constante da evolução do projeto frente ao cronograma e realização de atividades acordadas.

Com essa penúltima recomendação, compartilhamos com o time que quanto mais distante os momentos de verificação de rota, maiores serão as surpresas e correções geradas pelos desvios. Assim, determine um plano de comunicação que aproveite a visualização dos pequenos progressos em prol de um constante monitoramento do percurso. Será menos custoso, e ao mesmo tempo, terá um grande impacto no respeito a data e qualidade do resultado entregue no final do projeto.

Quadro_Monitoramento

Clique na foto acima e baixe gratuitamente o template do quadro de monitoramento e suas instruções no formato de Lição Ponto a Ponto (LPP), experimente!

6)      Celebre as conquistas; valorize as lutas.

A tripulação deve sentir frequentemente que está participando de uma aventura, e que tão importante quanto celebrar a chegada no destino final, a ilha do tesouro, é importante gostar das lutas e obstáculos vencidos durante o trabalho.

A nossa última recomendação ao time é promover momentos onde o esforço e resultados intermediários sejam reconhecidos. O som do aplauso nas pequenas, mas onipresentes entregas constantes, são tão importantes quanto a chegada triunfal do time a meta de redução de custos operacionais desejada.

Com as 6 considerações acima o time novamente é questionado: o que leva uma iniciativa de melhoria de processos administrativos ou de fabricação não alcançar a meta planejada? Por que oportunidades de redução de custos operacionais atrasam para ter o efeito desejado?

E no geral chegamos a um consenso que, sim a competência técnica é importante, mas que o nosso barco com uma tripulação de técnicos excelentes pode naufragar se não observar que a nossa jornada depende de fatores que podemos gerenciar, e que muitas vezes negligenciamos.

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Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.

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