Melhoria contínua: o que é e como implementar?

Com o passar do tempo, muitas empresas podem se tornar ultrapassadas, devido à ausência de meios para implementar novas ideias. A busca por eficiência tornou-se um processo praticamente obrigatório, já que, se nada for feito pode gerar uma desmotivação coletiva e uma natural perda de competitividade. É por isso que a criação de um programa de melhoria contínua faz toda a diferença nessa questão.

Quando não há um movimento claro que promova esse tipo de mudança, os funcionários se sentem perdidos e isso pode refletir negativamente em sua produtividade e engajamento no ambiente de trabalho. Se todos souberem “para onde devem caminhar”, além da questão motivacional, o desempenho no trabalho atingirá outro patamar.

Se você acredita que é algo assim que falta em sua empresa, continue a leitura e entenda mais sobre o assunto neste post.

O que é a melhoria contínua?

Como o próprio nome já diz, a melhoria contínua é uma jornada que visa aprimorar produtos, serviços e processos de maneira rotineira e repetitiva, o que possibilita a redução de custos, a melhoria da qualidade e a busca pela inovação. Entretanto, na prática, nem sempre isso é fácil de atingir.

No decorrer do percurso podem surgir diversas barreiras, como a resistência da própria liderança ou da equipe, motivadas por experiências negativas do passado ou pelo mero espírito de competição. É por isso que os reais objetivos do programa devem ser deixados às claras e envolver a todos. Algumas empresas chegam a adotar como meta de um programa o percentual de colaboradores que já tenham participado de algum projeto ou iniciativa de melhoria.

Aliás, não se trata de um programa como os outros, que têm data para início e término, mas sim, de uma mudança de cultura, paradigmas e processos que sistematicamente trarão hábitos mais saudáveis para o aprimoramento dos negócios firmados.

Como implementar a melhoria contínua?

Para colocar em prática esse processo de melhoria, há alguns caminhos que podem ser tomados. Para ajudá-lo, vamos citar um exemplo básico de estrutura que costuma funcionar de forma satisfatória na maior parte das empresas:

1. Entender

Primeiramente, é necessário analisar os problemas existentes em busca de suas causas. O desconhecimento da origem das falhas pode levar a soluções que acabam por tratar os sintomas e, ao final, percebe-se que elas ainda ocorrem, o que torna necessário o retorno ao ponto de partida. Nesse momento, um sentimento de desmotivação ou até mesmo frustração pode tomar conta dos envolvidos, o que faz com que as reais soluções levem mais tempo para serem encontradas.

Assim, o primeiro passo consiste no uso de ferramentas de análise, algumas bastante simples, como o diagrama de Ishikawa — conhecido também como “espinha de peixe” — ou os “5 porquês”. Uma vez conhecida a origem do problema, se torna possível buscar uma solução para combatê-lo desde a raiz (causas, não sintomas).

Esse é um ponto crítico em qualquer atividade de melhoria. Uma boa análise das causas permite uma atuação de maneira “cirúrgica” — precisa —, e uma resolução rápida de problemas. Entretanto, é importante destacar que isso exige maturidade da equipe e da liderança. A habitual pressão por resultados imediatos normalmente faz com que as equipes de projeto atuem sem planejamento e com o foco errado.

Não custa lembrar: uma sequência de erros na condução de um programa de melhoria contínua, especialmente em seu início, pode inclusive acabar com sua credibilidade e até continuidade. E também, como já dissemos, isso pode gerar resistência da equipe no futuro.

2. Planejar e realizar

Uma vez conhecidos os problemas, é hora de implantar ações para solucioná-los. Uma boa maneira de fazê-lo é a partir do ciclo PDCA — Plan, Do, Check, Act ou, em português, planejar, fazer, checar, agir.

De maneira simples, ele exige que a equipe crie uma definição prévia do caminho para a solução, do momento de colocá-la em prática até o acompanhamento dos resultados. O trabalho precisa ser PLANEJADO. Se durante a execução, pontos falhos na implantação são encontrados, o ciclo deve ser realimentado, por meio de uma nova etapa de análise e planejamento. O ciclo PDCA é uma ferramenta para a resolução e, sobretudo, para aprender com os problemas.

Esse ciclo pode ser realizado a partir de um evento kaizen (CLIQUE PARA SABER MAIS), que promove a criação e implantação de padrões de trabalho, que melhoram o fluxo de produção, os processos administrativos e, consequentemente, impactam positivamente o resultado.

 

 

De maneira alternativa, e recomendado para problemas de maior complexidade, o ciclo PDCA também pode ser executado a partir de um projeto A3. Ele é um método para estruturação de um projeto, com a utilização somente de uma folha de papel nesse formato. O “pensamento A3” exige que o problema seja bem compreendido para ser enquadrado em somente uma folha de papel, o que pode ser um desafio. O objetivo é novamente estimular uma abordagem “cirúrgica”. A elaboração de um A3 pode ser realizada com algumas rodadas de alinhamento entre o responsável pelo projeto e seu mentor, ou também a partir de um trabalho em equipe, validado por um patrocinador ou escritório de projetos.

Caso queira saber mais sobre como utilizar um “A3”, clique aqui e baixe o template do formulário, dicas de preenchimento e exemplos reais. Independente da abordagem escolhida, o fundamental é desenvolver um trabalho PLANEJADO e orientado para a resolução das causas, não dos sintomas.

3. Padronizar e estabilizar

Para que a melhoria seja, de fato, contínua, os processos definidos precisam ser documentados e se tornar os padrões de trabalho utilizados. O conteúdo do trabalho, a sequência de realização e o tempo para execução devem ser documentados tão logo os resultados positivos sejam confirmados. Daí em diante, basta a equipe seguir esses padrões e a liderança assegurar que eles estejam sendo cumpridos.

Se um problema, que deveria ter sido resolvido, parecer reincidente, deve-se observar se o padrão de trabalho existente foi seguido. Se não foi, é necessário treinar e conscientizar os colaboradores da importância de utilizá-los. Se foram seguidos, talvez seja a hora de rever alguns pontos para encontrar a origem da falha. Um problema não previsto é uma excelente oportunidade para melhorar os padrões existentes.

Importante destacar ainda que um padrão de trabalho jamais pode ser visto como algo estático e imutável. Mas atenção: ele deve ser a “regra” a ser seguida até que uma nova revisão seja realizada, motivada por uma nova ideia ou por um problema que não pôde ser evitado pelo cumprimento do padrão. Cria-se assim a combinação perfeita entre estabilidade e uma organização que aprende e desenvolver melhores processos de maneira rotineira.

A melhoria contínua, como se pode ver, pressupõe o uso de algumas ferramentas e procedimentos que são definidos como padrões de ação. É por isso que o processo deve ser sempre atualizado e aprimorado.

Se você também está em busca de ferramentas para melhorar os resultados da sua empresa, entre em contato conosco e conheça nosso trabalho.

Guilherme Sandrini

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