Ciclo PDCA: saiba por que a sua empresa precisa utilizar

No ambiente de operações, sempre que um problema surge, as pessoas buscam atacá-lo de forma imediata. A mensagem é de que “algo precisa ser feito”. Soluções de curto prazo permitem que a operação continue, mas não são suficientes para resolver o problema de maneira definitiva, de forma que esse se torna recorrente. Neste post, falaremos sobre o ciclo PDCA e sua importância para as empresas.

Para aqueles gestores que desejam que o seu negócio se torne uma referência no mercado, é indispensável adotar uma postura de análise e combate efetivo aos problemas. Melhor ainda se essa abordagem envolver diversos colaboradores da sua equipe. Sem mais demora, apresentaremos o PDCA e como ele pode proporcionar essas melhorias para o seu negócio. Confira!

O que é o ciclo PDCA?

O PDCA é um termo bastante conhecido, mas ainda pouco aplicado de maneira efetiva nas empresas. Seu nome é devido às iniciais de 4 palavras em inglês, que compõe suas etapas, a saber: planejamento (“Plan)”, fazer (“Do”), verificar (“Check”) e agir (“Act”).

O ciclo é um método de gerenciamento que direciona a tomada de ações para garantir a solução de um problema. Desse modo, pode ser aplicado para fazer com que uma situação indesejável se transforme em uma oportunidade de melhoria.

Quando bem aplicado, é a chave para a melhoria contínua, aprimorando produtos, processos e serviços de maneira repetitiva e sistemática. Assim, a empresa melhora procedimentos, aumenta a produtividade geral, reduz os custos e desenvolve soluções cada vez mais inovadoras.

Para que esse ciclo serve?

Rodar um ciclo PDCA permite que problemas sejam identificados e analisados sob diferentes pontos de vista. Além disso, sua aplicação correta direciona a elaboração de planos de ação e como estes devem ser executados. Por fim, serve para verificar se um determinado processo está operando da melhor forma possível.

O PDCA envolve um planejamento cuidadoso. O ciclo tem um grande foco no aprendizado, já que os participantes buscam entender a causa de um problema ou situação específicos. A partir daí, experimentos ou testes práticos serão propostos

Essas atividades servirão para gerar informações que confirmarão ou desmentirão cada hipótese apresentada, de modo que cada um dos participantes adquira mais conhecimento sobre o processo analisado.

Nessa etapa, é possível constatar um dos diferenciais do ciclo PDCA: ainda que o problema não seja totalmente solucionado, os colaboradores adquirem conhecimento para resolvê-lo posteriormente. Esse aprendizado é absorvido pela cultura organizacional e torna-se presente nos procedimentos da empresa.

Como deve ser usado?

Ele deve ser utilizado de maneira estruturada, estabelecendo bem cada passo para se executar uma ação. O planejamento pode ser organizado visualmente, podendo ser discutido previamente por toda a equipe. A palavra previamente é importante, uma vez que estamos falando de investigar e evidenciar as causas dos problemas, antes de se iniciar uma tentativa de resolução.

A imagem abaixo inclui algumas questões que podem ser propostas em cada etapa de um PDCA, de forma a deixar claro como se pretende entender um problema e resolvê-lo de maneira definitiva. Certamente essa não é a maneira mais rápida para iniciar a atuação sobre um problema, mas é a mais efetiva!

O ciclo PDCA deve ser aplicado repetitivamente, envolvendo planejamento, execução, análise e e tomada de decisão. Ao realizar um ciclo, os aprendizados gerados servirão de base um novo ciclo PDCA, independente se o primeiro foi capaz de atingir seu objetivo plenamente ou não.

Por que as empresas não costumam aplicá-lo de forma adequada?

Muitas vezes, as pessoas tomam decisões apressadas para se livrarem logo do problema. Porém, acabam aplicando soluções paliativas e se deparando novamente com uma situação semelhante. Volta-se a “estaca zero”.

Isso ocorre por falta de planejamento e análise adequados. Sem o estudo do problema, a execução acaba focando nos sintomas, não nas causas. Esse erro é especialmente perigoso, já que as falhas acabam se prolongando e as equipes adquirem pouco conhecimento sobre como enfrentá-lo novamente.

Para impedir que o processo de melhoria contínua acabe negligenciado, a aplicação do ciclo PDCA é uma ótima medida. Como você pôde ver, essa metodologia é caracterizada por uma postura de combate integral às causas.

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