Alcançar grandes resultados em até 5 dias requer um planejamento e seguimento de um conjunto de atividades importantes para aumentar o sucesso do evento Kaizen.

Você irá conhecer 25 atividades divididas em 3 fases de implantação que certamente transformarão o seu Kaizen em um gerador de grandes mudanças na sua organização.

As atividades número #24 e #25 parecem simples, mas garantimos para vocês que fazem uma grande diferença nos resultados. Por quê? Ela é ignorada em muitos eventos Kaizen que não entregam resultados.

Se você deseja conhecer mais sobre o método kaizen, clique aqui.

Fase 1: Planejamento e preparação

#01 – Seleção da área ou processo a ser melhorado.

#02 – Identificação do problema, gargalo ou oportunidade de melhoria.

#03 – Definição do líder do Kaizen que irá conduzir o evento.

#04 – Seleção da equipe do Kaizen.

#05 – Aprovação do gerente para a participação da equipe selecionada

#06 – Agendar o evento. Importante considerar um plano de contenção para os processos que cederão os participantes do Kaizen.

Nesta fase alguns documentos podem ser utilizados para aumentar o sucesso do Kaizen. São eles:

• Formulário de abertura do Kaizen.
• Checklist de preparação do Kaizen (checklist).
• Modelos de agenda de evento Kaizen.

Fase 2: O evento Kaizen

Seguem abaixo a descrição das principais atividades de um evento Kaizen com 3 ou 4 dias de duração:

Dia 1:

#07 – Apresentação da equipe

#08 – Introdução dos objetivos do Kaizen, indicadores atuais, meta e medições que serão realizadas. O time deve entender a situação atual. Registros por foto, vídeo, layout são recomendados para documentar como a área é antes da mudança.

#09 – Observação da situação atual e dos problemas existentes na área.

#10 – Treinamento inicial ou nivelamento de informações sobre ferramentas e métodos que serão utilizados durante o evento. Como por exemplo: Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), Técnicas de resolução de problemas (MASP, 8D), 7 Desperdícios produtivos e/ ou 9 desperdícios administrativos.

Dia 2:

#11 – Continuação do treinamento nas ferramentas, se necessário.

#12 – Revisão dos desperdícios.

#13 – Geração de ideias e oportunidades de melhoria.

#14 – Identificação e documentação dos desperdícios.

#15 – Busca das causas raízes. Análise dos “5 porquês”.

#16 – Planejamento e registro das ações que serão realizadas.

Nesta fase alguns documentos podem ser utilizados para aumentar o sucesso do Kaizen. São eles:

• Matriz esforço e impacto para priorizar ações.
• Gestão visual do plano de ação do Kaizen.

Clique aqui para baixar a matriz e o gestão visual que suportam a execução do projeto.

Dia 3 e 4 (quando necessário):

#17 – Teste das ideias geradas e avaliação das pessoas da área que não fazem parte do evento.

#18 – Implementação das melhorias.

#19 – Treinamento das pessoas das áreas no novo processo.

#20 – Desenvolvimento de novos padrões.

Fase 3: Apresentação, celebração e acompanhamento

As atividades 1 e 2 abaixo também podem ser realizadas nos dias 3, 4 ou 5 do evento Kaizen, a depender do objetivo e disponibilidade da agenda planejada.

#21 – Preparação da apresentação: quantificação dos resultados quantitativos e qualitativos.

#22 – Agendamento e realização da apresentação dos resultados do Kaizen.

#23 – Celebração dos resultados: o reconhecimento pode ser uma refeição especial, um pequeno prêmio, um certificado, exposição do trabalho realizado para a empresa.

#24 – Acompanhamento pela equipe do Kaizen: os participantes devem gerar um relatório após 30 dias do evento para análise dos gerentes e direção.

#25 – Acompanhamento pela equipe de gestão: os gerente e diretores devem agendar uma auditoria para verificar a sustentação dos resultados e planejar próximos passos de melhoria.

Nesta fase também recomendamos a você utilizar de uma estrutura padronizada para apresentação dos resultados. Vejam algumas razões:

• A padronização irá fornecer um roteiro para a equipe comunicar as suas melhorias, o que diminui o tempo investido no desenvolvimento da apresentação, sem afetar a qualidade visual do conteúdo a ser exibido;
• As seções definidas na apresentação fazem com a equipe destaque as informações mais importantes a serem comunicadas. Isso garante que dados essenciais sejam vistos, ao mesmo tempo em que a apresentação fica mais enxuta;
• O padrão aumenta a confiança dos participantes do Kaizen na exposição das informações em público, pois é direto e explora o uso de imagens para facilitar a divulgação da mensagem da equipe.

Clique aqui para baixar uma apresentação padrão para encerramento de um evento kaizen.

Agora que você conheceu um pouco mais dessa abordagem de melhoria contínua, motivamos você a experimentar esse jeito diferente e consagrado de buscar resultados no seu processo e organização.

Recomendamos que você leia também o post sobre Kaizen – 16 dicas decisivas para alcançar resultados de alto impacto. Compartilhamos com você os nossos ricos aprendizados após realizar cerca de 100 eventos Kaizen!

OU CLIQUE AQUI E FALE DIRETAMENTE COM NOSSA EQUIPE PARA SABER COMO REALIZAR UM EVENTO KAIZEN EM SUA EMPRESA.