Entenda a importância do cronograma de projeto para a empresa
Você sabe qual a importância de um cronograma de projeto para garantir que cada atividade seja cumprida dentro do previsto? Muitas vezes, o tempo de execução e os custos de um projeto acabam sendo excessivos, e isso pode ser reflexo de um planejamento raso e insuficiente.
Um cronograma de projeto é uma representação visual de todas as atividades, planejadas de tal forma que ele possa ser executado, se possível, dentro do prazo estabelecido. Além disso, também permite que os recursos necessários, a duração e a sequência lógica de realização de cada atividade sejam definidos.
É importante destacar ainda que um cronograma permitirá gerenciar os prazos durante toda a execução do projeto, e não apenas no final. Isso reduz o risco de perceber, quase ao término do prazo estabelecido, que não será possível cumpri-lo por atrasos em atividades iniciais, por exemplo. Isso é fundamental para o controle do projeto.
Nesse conteúdo, iremos discutir os seguintes tópicos (CLIQUE NO LINK ABAIXO PARA IR DIRETAMENTE ATÉ A SEÇÃO):
– QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO CRONOGRAMA DE PROJETO?
– COMO ELABORAR UM CRONOGRAMA DE PROJETO?
>> Passo 1) Defina o escopo
>> Passo 2) Elabore a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
>> Passo 3) Defina os envolvidos, clientes e os fornecedores
>> Passo 4) Defina as atividades e faça o sequenciamento
>> Passo 5) Estime os recursos e a duração de cada atividade
>> Passo 6) Construa o cronograma de projeto
>> Passo 7) Analise o cronograma e faça melhorias
– QUAL FERRAMENTA UTILIZAR PARA ELABORAR UM CRONOGRAMA DE PROJETO?
Para você entender melhor a importância de um cronograma de projeto, suas vantagens e como deve ser elaborado, siga a leitura!
QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO CRONOGRAMA DE PROJETO?
Primeiramente, vale a pena entender o que de positivo esse instrumento pode trazer para a empresa. Veja a seguir!
Acompanhamento passo a passo
Muitas vezes, um projeto acaba não saindo do papel porque as equipes simplesmente não sabem por onde começar a colocá-lo em prática. Antes de pensarmos em gerenciar atrasos, por exemplo, é importante garantir que todos conheçam as atividades a serem realizadas. Essa é, provavelmente, a principal função do cronograma.
Quando o acompanhamento não acontece de maneira frequente, atividade por atividade, algumas partes importantes podem ser negligenciadas ou até mesmo superestimadas. Por outro lado, ao seguir um cronograma, é possível que todos saibam exatamente onde focar e qual a ordem correta para desempenhar cada atividade. Por se tratar de uma “linha de base”, o cronograma de projeto permite avaliar o desempenho real frente ao esperado.
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Credibilidade
Um projeto sem cronograma tende a ter baixa credibilidade. Já imaginou um departamento de vendas sem metas ou uma operação de produção sem indicadores de produtividade e qualidade? Um projeto sem cronograma traz a mesma ideia de desorganização.
O cronograma é um documento que facilita uma boa estruturação dos projetos da empresa. Ele permite acompanhar o desempenho das equipes envolvidas e do projeto, além de mensurar a utilização de recursos, que não devem divergir do previsto. Fazendo isso, quaisquer desvios em relação ao planejado podem ser detectados rapidamente.
Cumprimento de prazos
Cumprir o prazo de um projeto pode não ser tão simples quanto parece. Estabelecer somente uma data de conclusão é insuficiente. Pode ser que você perceba, quase no final do prazo, que ainda falta concluir muitas atividades.
Contudo, se a conclusão de uma atividade atrasa, o uso do cronograma permite que o impacto seja corretamente avaliado e entendido. Se ela fizer parte do chamado “caminho crítico” (ou seja, da sequência de atividades cuja relação de dependência é a mais longa), o prazo do projeto será impactado como um todo.
Em alguns casos, pode haver atividades realizadas em paralelo (simultâneas), considerando as necessidades do projeto. A simples criação de um cronograma permite que esse “caminho crítico” seja identificado, de forma que as atividades com maior criticidade sejam identificadas. Isso é muito bom, pois estabelece uma visão do que deve ser prioritário.
Por outro lado, se a atividade não fizer parte do “caminho crítico”, um atraso pode ser acomodado (até certo ponto, respeitando a ‘folga’ existente) sem gerar problemas no projeto como um todo e sem a necessidade de dispender horas extras para compensá-lo. Evita-se, assim, um custo que seria desnecessário. Contudo, esse aspecto só pode ser corretamente entendido com o uso de um cronograma de projeto.
Melhor uso dos recursos
Um projeto é uma atividade complexa e não repetitiva. O manual de gerenciamento de projetos (PMBOK) define um projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Na prática, CADA CASO É UM CASO. Assim, o uso de recursos e o momento em que estes devem ser empregados é algo que deve ser bem planejado e previsto, sempre de maneira prévia.
As atividades também tem, entre si, uma relação de precedência. Ou seja, qual deve ser realizada antes (é um pré requisito) e qual deve ser realizada depois (exige determinado dado de entrada ou atividade concluída)?
Um cronograma deve embutir essa sinalização, tornando o trabalho em equipe organizado. Importante destacar que quando dizemos ‘equipe’, isso pode incluir um grande número de técnicos, gestores, diferentes departamentos ou mesmo diferentes empresas (clientes e fornecedores). Assim, criar um cronograma é fundamental para planejar e ‘orquestrar’ toda essa interação entre os diferentes envolvidos.
Utilizar um cronograma é importante em praticamente qualquer tipo de negócio. Destes, o uso em projetos de construção é fundamental. ACESSE NOSSO CONTEÚDO SOBRE LEAN CONSTRUCTION PARA ENTENDER COMO APLICAR O LEAN NA CONSTRUÇÃO.
Também realizamos frequentemente projetos de layout industrial que, após desenhados, são implementados através de projetos com várias atividades simultâneas. Tanto o desenho do layout como sua implementação devem ser realizados como um projeto. CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE PROJETOS DE LAYOUT INDUSTRIAL.
COMO ELABORAR UM CRONOGRAMA DE PROJETO?
Para elaborar um cronograma de projeto, é importante entender sua lógica. Essa é uma atividade complexa, que precisa ser realizada de modo estruturado.
Importante mencionar que as etapas são descritas aqui de maneira linear, uma após a outra, mas na prática a atividade pode não seguir essa sequência exatamente ou ser realizada de maneira repetida (iterativa), em ciclos. A medida que uma etapa anterior é realizada e o cronograma vai ganhando clareza (devido ao detalhamento crescente), fica mais fácil realizar as atividades posteriores. Com um pouco de prática, fica mais fácil.
As 3 primeiras etapas apresentadas a seguir geram informações de entrada, algo que precisa estar definido antes de se iniciar a elaborar o cronograma. As etapas posteriores são, efetivamente, o passo a passo para elaborar um cronograma. Acompanhe.
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Passo 1) Defina o escopo
O cronograma só pode ser criado depois de definido seu escopo. Para essa definição, é preciso detalhar o que será realizado e também o que NÃO será realizado. Definir qual é o escopo é uma atividade importante, pois dá clareza sobre qual o trabalho a ser realizado e qual será o benefício entregue pelo projeto.
Uma parte fundamental de qualquer projeto envolve ‘definir os requisitos’ desejados e depois entender o que pode ser atendido, se existem objetivos e características conflitantes, se haverá condição de atender a todos eles. Se não sabemos o que precisamos realizar, fica difícil planejar. Assim, o escopo definido pode ser visto como um pré requisito para o planejamento e posterior execução do projeto.
Definir os limites do projeto nos ajuda a não se desviar do objetivo e também direcionar os esforços e recursos para o que precisa ser realizado. Por esse motivo, deve ser realizado nas etapas iniciais do projeto e, reforçamos, sem um escopo definido é praticamente impossível elaborar um bom cronograma.
Passo 2) Elabore a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
EAP ou a ‘Estrutura Analítica do Projeto’ é um documento elaborado com a finalidade de decompor o escopo do projeto em entregas bem definidas (em ENTREGAS, não em ATIVIDADES). Comparado ao escopo (ou a ‘especificação do escopo’, que é o documento elaborado para definir os limites do projeto), a EAP é muito mais detalhada. Ela também agrupa as entregas do projeto em grupos conforme sua necessidade ou hierarquia. Isso confere uma visão estruturada do projeto.
Segundo o PMBOK, a EAP pode ser vista como uma ferramenta de comunicação do projeto, de forma que este seja corretamente entendido por todos os envolvidos. Veja abaixo um exemplo real de uma EAP (desenvolvida em um projeto realizado com a participação da Kimia), detalhando todas as entregas (não atividades) de um projeto. Esse exemplo de EAP evidencia a alta complexidade do projeto, considerando o número de entregas necessárias.
A EAP também pode ser vista como um ‘farol’ ou status do projeto, de forma que a medida que as atividades vão sendo concluídas, podemos sinalizar na própria ‘Estrutura Analítica do Projeto’ quais entregas foram finalizadas. Normalmente realizamos isso com cores, de forma que entregas concluídas ganham uma cor diferente na EAP.
Passo 3) Defina os envolvidos, clientes e os fornecedores
Para um melhor alinhamento, é preciso identificar os envolvidos, fornecedores e os clientes de cada entrega e do projeto como um todo. Eles compõe algumas das ‘partes interessadas’ no projeto ou stakeholders. Deixar alguma entrega de fora do escopo é algo que precisa ser informado e validado por estes envolvidos. Isso é realizado para gerenciar as expectativas de todos e garantirá uma entrega bem alinhada às necessidades da empresa.
Isso reforça o comentário anterior de que uma EAP é, também, uma ferramenta de comunição, além de servir de base para o planejamento do projeto.
Passo 4) Defina as atividades e faça o sequenciamento
A partir do detalhamento das entregas realizado no escopo e na EAP, devem ser definidas quais as atividades requeridas para que as entregas necessárias aconteçam. Somente a partir desse momento é que ESTAMOS FALANDO DE ATIVIDADES. Em seguida, estas devem ser sequenciadas de forma a respeitar sua relação de precedência (qual atividade é dependente de qual), respeitando uma sequência lógica de execução.
É importante também definir alguns marcos do projeto (milestones). Marcos são grandes entregas, normalmente associadas uma data de entrega previamente estabelecida pelo patrocinador ou principais partes interessadas do projeto. Os marcos são estabelecidos ANTES que o cronograma seja elaborado, de forma a definir datas que precisam ser atendidas pelo cronograma a ser desenvolvido.
Assim, é importante questionar os principais stakeholders diretamente sobre os marcos e as principais datas. Fazendo isso, iremos realizar um planejamento ‘do macro para o micro’, priorizando eventos importantes.
Passo 5) Estime os recursos e a duração de cada atividade
O tempo necessário para a execução de cada atividade, bem como os recursos, devem ser estimados, de forma que isso possa ser considerado no cronograma.
Cada projeto é, de fato, único. Mas é importante recorrer a experiência do gerente de projeto, da equipe envolvida na execução de cada atividade proposta, da opinião de especialistas (internos ou externos) e das informações de projetos anteriores (com objetivos ou etapas semelhantes) para servir de base dessas estimativas.
Um erro comum a ser evitado é realizar a estimativa da duração das atividades sozinho, de maneira independente. Ainda que o projeto seja semelhante a outro anteriormente realizado, sempre deve-se consultar os especialistas envolvidos para mensurar o tempo necessário para cada atividade, considerando as particularidades de cada projeto.
O gerente do projeto, mesmo sendo experiente, não possuirá todas as informações para estabelecer sozinho o melhor planejamento.
Passo 6) Construa o cronograma de projeto
A partir das informações dadas (atividades, precedências, marcos, durações e recursos), constrói-se o cronograma de projeto. Para isso, organize as atividades conforme sua precedência, de formar a criar ‘uma linha do tempo do projeto’. Após isso, deverá ser possível entender o que deve ser realizado a cada momento do projeto, e as datas de término de cada atividade.
Essa etapa irá definir a primeira versão do cronograma de projeto. Ele já pode ser analisado por mais pessoas, de forma a ser analisado e criticado. Dificilmente chega-se a uma versão final logo de cara, a menos que um projeto seja muito simples ou exista uma referência anterior muito próxima a ela.
Passo 7) Analise o cronograma e faça melhorias
São várias as análises possíveis para um cronograma de projeto.
Analise se o prazo de entrega final e os marcos respeitam as datas estimadas por quem patrocinou o projeto e pelas necessidades da companhia. Lembre-se de que construir um cronograma é uma tarefa trabalhosa, que abrange muitas etapas e repetições até que sejam alcançados os resultados esperados (em termos de prazo, custos e sequência de realização).
Também é importante estar atento a disponibilidade de recursos. Em boa parte dos casos, não é possível alocar um mesmo recurso em diferentes atividades ao mesmo tempo, já que isso não seria factível (uma das atividades deverá atrasar em relação ao planejado).
Quando necessário e possível, reduza o tempo de execução das atividades. Analise o que pode ser efetuado em paralelo ou solicite mais recursos. Essas são alternativas para encurtar a data de término do projeto, ainda que a um custo mais elevado. Tudo deve ser avaliado, conforme o atendimento à estratégia da empresa.
Por outro lado, a elaboração do cronograma também define diretamente como outros aspectos (por exemplo, o custo) serão previstos. Alterando-se o cronograma, também altera-se o custo. O mais importante é ter em mente essas relações, de forma que os objetivos estabelecidos sejam atingidos.
Quando for realizar mudanças no cronograma, devemos ter em mente que os 7 passos descritos acima devem ser reiniciados. Um ajuste nas definições iniciais exige que isso seja refletido nos passos seguintes, ainda que as alterações não sejam tão grandes. Depois de algumas ‘iterações’, o cronograma terá sido aprimorado e pronto para ser utilizado.
Por fim, também vale destacar que a maneira como o cronograma do projeto é elaborado irá refletir muito em como e quando as entregas são realizadas. E em relação a isso, nossa visão é de que quase sempre é possível antecipar determinadas entregas, DE FORMA QUE OS BENEFÍCIOS COM O PROJETO COMECEM A SER COLHIDOS GRADATIVAMENTE, durante a execução, em vez de esperar o término do projeto para que isso aconteça.
Muito se fala da aplicação das metodologias ágeis na realização de projetos, e isso vem diretamente ao encontro da afirmação destacada acima. Ou seja, planejando entregas frequentes, ainda que incrementais, e realizando testes piloto que geram experimentação e aprendizado, é possível encurtar a linha do tempo.
Afinal, se todo projeto gera uma mudança e entrega um benefício para a empresa ou para o cliente, porque não colher os benefícios o mais cedo possível? A chave para isso está em um bom planejamento.
PARA CONHECER UM MÉTODO ALTERNATIVO PARA ELABORAR O CRONOGRAMA E PLANEJAR UM PROJETO, CLIQUE AQUI E ACESSE NOSSO CONTEÚDO SOBRE PENSAMENTO A3.
QUAL FERRAMENTA UTILIZAR PARA ELABORAR UM CRONOGRAMA DE PROJETO?
A resposta a essa pergunta é DEPENDE da necessidade e complexidade do projeto. Vamos comentar duas alternativas possíveis: o MS-Excel ou Project.
Utilizando o Excel, podemos incluir uma atividade em cada linha e as datas ao longo das colunas (essa será a linha do tempo). Em seguida, basta ‘pintar’ o prazo de execução ou conclusão previsto para cada atividade. Considerando que o Excel (ou outro software que utiliza planilhas) é uma ferramenta comum a praticamente qualquer empresa, a ferramenta permite que qualquer pessoa possa elaborar um cronograma, e isso é muito bom.
Assim, como ponto positivo, teríamos a simplicidade a nossa favor. É fácil criar um cronograma em Excel e esse é um software que praticamente todas as pessoas possuem acesso e algum conhecimento. A equipe irá interagir com ele.
Abaixo, incluímos um exemplo real de cronograma elaborado em Excel.
Por outro lado, a medida que o projeto vai sendo realizado, pode ser mais difícil realizar atualizações a cada mudança ou replanejamento realizado. Também é mais difícil identificar o chamado ‘caminho crítico’ se o projeto tiver muitas atividades simultâneas.
A segunda possibilidade que analisamos é utilizar o MS-Project. Essa já é uma ferramenta própria para a elaboração de um cronograma de projeto. Assim, recursos específicos podem ser utilizados, tais como:
- Definir a relação de precedência das atividades de maneira mais simples;
- Avaliar o caminho crítico do projeto com maior facilidade;
- Visualizar a carga de trabalho atribuída a cada recurso, evitando conflito de agenda e sua utilização acima de 100%;
- Definir o orçamento do projeto a partir de um cronograma e dos custos envolvidos com a utilização de cada recurso;
- Dentre muitos outros.
Entretanto, sua utilização é mais complexa e um pouco menos intuitiva. Nem todas as empresas possuem a ferramenta à disposição e, mesmo que esteja disponível, boa parte das pessoas não sabe como utilizá-la com facilidade.
Via de regra, projetos de maior complexidade podem exigir o uso de uma ferramenta mais robusta como o Project.
A imagem abaixo apresentar um exemplo real de cronograma em Project para a implementação de layout de fábrica. Note que já existe algum paralelismo entre as atividades. E também, que cada atividade possui um campo com a informação das atividades ‘predecessoras’ (atividades que devem ser concluídas anteriormente para que novas atividades sejam iniciadas).
Por outro lado, fazer com que várias partes interessadas (stakeholders) possam utilizar e interagir com o cronograma de projeto é algo necessário e, em nossa visão, muito recomendado.
Dessa forma, a possível dificuldade de uso não pode ser uma barreira para tornar um projeto e seu planejamento um trabalho em equipe. Assim, deve-se tomar cuidado com a escolha da ferramenta para realizar essa etapa de planejamento.
Também existem diversas outras ferramentas online e colaborativas que visam deixar a tarefa de planejar e criar um cronograma de maneira mais simples, tais como o Jira, Monday, entre outros.
Por fim, vale destacar que de nada adianta construir um cronograma de execução de projeto se ele não for controlado constantemente. O planejado deve ser comparado ao executado e, se necessário, o cronograma deve ser revisto e atualizado ao longo do tempo. Afinal, todo projeto está sujeito a riscos (incertezas) diversos.
Como vimos, um cronograma é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer projeto, trazendo vantagens para a empresa e para os membros de uma equipe. Além disso, estabelecer um cronograma obriga a equipe do projeto a se planejar, e isso é algo imprescindível.
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