Gestão visual: entenda sua importância e como aplicar
No dia a dia das empresas, o processo de tomada de decisão precisa ser rápido e eficiente para que seja possível manter a competitividade no mercado. Isso pode ser um grande desafio, considerando que as operações produtivas possuem alta complexidade e é fácil se perder em meio a grande disponibilidade de informações.
Ao mesmo tempo, todas as decisões precisam ser fundamentadas em dados, para que qualquer ação proposta seja embasada. Não existe espaço para “achismos” ou mesmo feeling. Diante da necessidade de tanto dinamismo, como gerenciar as informações e o processo de tomada de decisão?
A gestão visual de processos nos ajuda a vencer esse dilema de uma maneira simples e bastante prática, garantindo um bom gerenciamento da rotina e engajamento das equipes.
Nesse conteúdo, iremos apresentar os seguintes temas (CLIQUE NOS LINKS LOGO ABAIXO PARA IR DIRETAMENTE A CADA SEÇÃO):
– O QUE É A GESTÃO VISUAL OU CONTROLE VISUAL?
– USAR A GESTÃO VISUAL É PARTE DA CULTURA DA EMPRESA
– O QUE NÃO É GESTÃO VISUAL OU CONTROLE VISUAL?
– QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO VISUAL?
– COMO UTILIZAR A GESTÃO VISUAL PARA FAZER A DIFERENÇA NO DIA A DIA DA OPERAÇÃO?
– EXEMPLOS DE GESTÃO VISUAL
>> Programa 5S
>> Kanban (sistema puxado)
>> Programa de TPM
>> Gerenciamento de projetos
>> Priorização de projetos
>> Pensamento A3
>> Shop Floor Management ou Gestão Diária da Rotina
O QUE É A GESTÃO VISUAL OU CONTROLE VISUAL?
A gestão visual, ou controle visual, é uma técnica bastante utilizada pelo Lean para fazer com que a situação atual de um processo seja rapidamente entendida. Para isso, podemos utilizar painéis, quadros, placas, cronogramas, cartões, gráficos, luzes indicativas, fichas, demarcação de solo, etc. Em algumas fábricas, paradas de máquinas ou de linhas de produção também podem ser detectadas com sinais sonoros (não é visual, mas tem a mesma função).
Nas palavras de Jeffrey Liker, autor do livro “O Modelo Toyota”:
Controle visual é qualquer dispositivo de comunicação usado no ambiente de trabalho para nos dizer rapidamente como o trabalho deve ser executado e se há algum desvio de padrão.
Ou seja, a gestão visual não somente nos informa a respeito da condição atual do processo, mas também direciona a maneira como este deve ser realizado.
Outra maneira de entender a gestão visual é considerar a seguinte afirmação:
A cinco metros de distância (de um recurso visual), devemos precisar de no máximo 5 segundos para entender qual a situação atual do processo.
Um exemplo bastante simples para entender como a gestão visual também direciona a maneira como o trabalho deve ser realizado é a sinalização de trânsito existente. Sim, conhecendo o significado das placas de sinalização e faixas no solo, rapidamente é possível interpretá-las e realizar uma condução segura, mesmo transitando por ruas até então desconhecidas em qualquer cidade ou rodovia.
O autor de “O Modelo Toyota” ainda destaca que os processos devem ser capazes de “criar informações just-in-time”, ou seja, estar sempre atualizadas. Assim, a qualquer momento deve ser possível avaliar a situação. Isso só é possível se a geração dessa informação estiver incorporada ao próprio padrão de trabalho de cada função. Mais adiante serão inseridos alguns exemplos, de forma que será mais fácil de entender esse aspecto.
Enfim, em meio ao “mar de informações” disponíveis nas operações, a gestão visual nos ajuda a perceber e corrigir um desvio tão logo ele seja percebido. O grande objetivo é deixar os problemas evidentes para uma rápida tomada de decisão. Problemas que estão ocultos dificilmente serão resolvidos e o desempenho da operação será muito ruim.
Figura adaptada do livro “JIT Factory Revolution“, de Hiroyuki Hirano, 1989.
Por fim, apurar o resultado e avaliá-lo rapidamente não servirá de nada se não forem realizadas ações corretivas caso o processo ou resultado esteja fora do previsto. Para saber mais a respeito, acesse nosso conteúdo sobre Shop Floor Management ou Gestão da Rotina (CLIQUE AQUI).
USAR A GESTÃO VISUAL É PARTE DA CULTURA DA EMPRESA
Utilizar a gestão visual de maneira sistemática é algo a ser desenvolvido e aplicado em sua empresa. Faz parte da cultura a prática de tornar o problemas evidentes. E também a maneira de se informar rapidamente ou até mesmo como utilizar algum recurso existente.
Para exemplificar essa questão da cultura empresarial, incluímos aqui um exemplo bastante simples mas que evidencia como a empresa e as pessoas podem estar acostumadas a isso. Esse exemplo está ligado a algo que não está diretamente relacionado ao processo produtivo, mas reflete a maturidade da empresa em sua aplicação. Veja a imagem a seguir.
Ela mostra identificações utilizadas nas garrafas de café presentes na copa de uma empresa. Em segundos, conseguimos nos informar a respeito de:
- Qual área deve ser abastecida com cada garrafa térmica (uma informação útil para a equipe de cozinha, responsável pela distribuição do café nas diferentes áreas);
- Se o café está sem açúcar ou já adoçado (essa informação é útil conforme o gosto de cada pessoa, lembrando que em alguns casos pode haver algum tipo de restrição alimentar);
- Se o café está na temperatura adequada para consumo (alguma vez você, caro leitor, quis tomar café após o almoço e descobriu que ele já estava frio?);
- Caso haja dano a alguma garrafa térmica, podemos saber qual área da empresa a utiliza regularmente.
Enfim, o recurso é simples mas colabora para uma comunicação eficiente (ainda que ninguém esteja, de fato, conversando com outra pessoa).
O QUE NÃO É GESTÃO VISUAL OU CONTROLE VISUAL?
Também é importante destacar o que NÃO é gestão visual ou controle visual. Para que seu uso seja bem entendido.
Se, em algum lugar da sua empresa, existe um quadro com indicadores de desempenho, saiba que isso NÃO é gestão visual ou ela pode estar incompleta. Vamos entender corretamente. Em algumas empresas, esses quadros contém informações atualizadas mensalmente. Em outras, as informações são de meses anteriores, ainda mais antigas.
Divulgar a informação em um quadro é melhor do que mantê-la somente em arquivos no computador, já que mais pessoas terão acesso a elas. Mas se elas não forem constantemente atualizadas e, a partir delas, decisões forem tomadas, esse quadro não está cumprindo seu objetivo. As equipes apenas tem trabalho para atualizar o quadro, porém com uma informação já defasada. Nesse sentido, afirmamos que isso NÃO é gestão visual.
O termo ‘controle visual’ (nesse artigo, estamos usando gestão ou controle visual como equivalentes) tem um aspecto interessante. O termo controle aponta para a necessidade de monitoramento constante de uma situação ou processo, o que pode nos levar a uma tomada de decisão imediata. Assim, talvez seja preferível utilizá-lo, para que o objetivo do controle/gestão visual seja melhor entendido.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO VISUAL?
Já deixamos clara a possibilidade de detectar desvios com mais facilidade, e isso nos leva a reduzir a chance de erros e ao cumprimento de padrões de trabalho (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE PADRÕES DE TRABALHO). Além disso, destacamos os seguintes benefícios proporcionados pela aplicação da gestão visual:
- diminuição nas falhas relacionadas à comunicação, já que a transmissão das informações acontece de forma visual e, portanto, mais dinâmica;
- motivação na cooperação entre a equipe de trabalho, pois todos os funcionários podem visualizar o resultado do processo como um todo;
- reconhecimento de anormalidades, pois a detecção de anomalias e vulnerabilidades torna-se mais ágil e eficaz (pode-se utilizar cores e gráficos para tornar os desvios mais evidentes, uma vez que se estabelece uma ‘faixa de normalidade’ ou resultados esperados);
- facilidade na hora de priorizar tarefas e itens;
- motivação ao planejamento e ao controle dos processos;
- reunir todas as informações necessárias a cada tomada de decisão;
- é um recurso extremamente barato se comparado a qualquer sistema informatizado.
Todos os itens acima colaboram diretamente para uma melhor gestão dos processos e das próprias empresas.
COMO UTILIZAR A GESTÃO VISUAL PARA FAZER A DIFERENÇA NO DIA A DIA DA OPERAÇÃO?
Para usar a gestão visual de forma diferenciada é importante que os problemas fiquem evidentes. Quanto mais claros eles estiverem, melhor será para todos.
A atualização frequente das informações e do resultado entregue (por hora, por turno, por dia ou mesmo em tempo real) garante que as ações não serão influenciadas por dados desatualizados, e nos dá a condição para ter processos produtivos bem monitorados. Para entender melhor sobre a tomada de decisão e detecção de desvios de forma rápida, leia nosso conteúdo sobre Shop Floor Management (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS).
Quais informações devem ser acompanhadas e gerenciadas visualmente? A resposta é: depende. Cada operação tem suas particularidades, de forma que não dá para fornecer uma receita pronta. Entretanto, cada processo tem seus pontos críticos, características que precisam ser garantidas para que um bom resultado seja alcançado. Essas são as características a serem monitoradas constantemente.
Segundo o autor de “O Modelo Toyota”, os gerentes da Toyota, empresa que desenvolveu e primeiro aplicou os princípios e ferramentas do que hoje chamamos de Lean Manufacturing, reconhecem que “o mal está nos detalhes”. Ou seja, que pequenos desvios em processos podem gerar graves consequências, de forma que a gestão visual também deva ser aplicada para garantir o cumprimento dos padrões de trabalho estabelecidos.
Assim, a gestão visual reforça um aspecto importante do Lean (e também do seis sigma):
Controlando bem as entradas (inputs) de um processo, obtém-se um resultado (output) estável e até previsível.
Assim, uma boa sugestão é consultar os procedimentos e padronizações existentes, já que tudo que precisa ser garantido em cada processo precisa estar documentado em um padrão.
Em seguida, basta definir a maneira correta para monitorar o processo usando a gestão visual, definir quem será responsável para resolver qualquer desvio detectado e o que deve ser feito.
EXEMPLOS DE GESTÃO VISUAL
Nessa seção, serão apresentados vários exemplos de gestão visual. A medida que você, caro leitor, avança na leitura do conteúdo, vários aspectos citados até aqui ficarão mais claros. Lembrando que a gestão visual deve:
- Tornar os problemas visíveis;
- Deixar um desvio evidente;
- Nos levar a uma tomada de decisão imediata;
- Reunir todas as informações necessárias para a tomada de decisão;
- Gerar uma informação sempre atualizada (ou atualizada de forma “just-in-time”, com alta frequência);
- Auxiliar no cumprimento do trabalho padrão das equipes.
Serão apresentadas situações de rotina nas empresas ou na aplicação da gestão visual combinada a alguma ferramenta do Lean. Confira.
Além dos exemplos citados a seguir, você pode aprofundar seu entendimento sobre as ferramentas do Lean acessando nosso curso EAD de Introdução ao Lean. CLIQUE AQUI OU NA IMAGEM ABAIXO para iniciar agora. Um curso focado na prática, com inúmeros exemplos reais e o direcionamento para a implementação realizado por uma equipe que tem mais de 15 anos de experiência em melhoria contínua. Confira!
Programa 5S
O 5S utiliza recursos de gestão visual, ao mesmo tempo em que colabora para ela. Ou seja, as práticas de organização e limpeza aplicadas com o 5S (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE O 5S) auxiliam a perceber desvios e problemas, que é o objetivo fundamental da gestão visual.
Ao mesmo tempo, podem ser aplicados recursos visuais para manter os locais de trabalho limpos e organizados, que é o objetivo de um Programa 5S. Como mostrado a seguir.
O primeiro exemplo mostra um chamado ‘quadro sombra’. Quando uma ferramenta é retirada do quadro (que é o local de guarda), isso fica evidente. Ao mesmo tempo, quando a ferramenta for devolvida, é fácil identificar o local correto para isso. Assim, essa gestão visual auxilia a manter o padrão de organização definido.
Outro exemplo da aplicação da gestão visual combinada ao 5S é a demarcação de solo. Corredores demarcados devem estar livres para circulação, ao mesmo tempo que materiais utilizados (carrinhos) tem um local definido para guarda. Veja os dois casos abaixo.
Fica fácil perceber qualquer desvio, não?
Kanban (sistema puxado)
Representado por cartões dispostos em um quadro e cores indicativas, o Kanban ajuda os funcionários a decidirem sobre os produtos que precisam ser produzidos de maneira prioritária, garantindo um bom atendimento às necessidades dos clientes e evitando a geração de estoques desnecessários, tudo isso de maneira visual.
Importante destacar que a tomada de decisão sobre o sequenciamento da produção fica sob responsabilidade da fábrica, conforme a consumo dos processos clientes. A área de planejamento fica responsável por redimensionar os estoques e auditar o funcionamento do sistema.
Como a movimentação de cartões faz parte do trabalho da equipe de produção, essa gestão visual é capaz de informar qual a situação dos estoques a qualquer momento e em tempo real.
Saiba mais sobre o Sistema Kanban o melhoria no atendimento ao cliente acessando nosso conteúdo sobre Lean Logistics. Clique aqui.
Programa de TPM
O TPM (Manutenção Produtiva Total, CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS) usa a gestão visual ao realizar as atividades de etiquetagem para identificar algum problema em potencial nas máquinas e equipamentos, fixando-as no próprio local onde está o problema. Essa medida indica que a máquina demanda reparos, assim como o tempo de permanência das etiquetas evidencia se os problemas estão sendo resolvidos rapidamente ou não. Isso é representado abaixo.
Além disso, padrões de limpeza e inspeção das máquinas também podem ficar visíveis em quadros ou na própria máquina, sendo possível verificar se as máquinas estão funcionando conforme as condições de operação desejadas, bem como se as atividades de verificação estão sendo cumpridas ou não. Isso é mostrado abaixo. A simples visualização permite um rápido diagnóstico das condições.
Os recursos utilizados não precisam ser complexos, muito pelo contrário. Com um pouco de criatividade, a Gestão Visual ainda nos ajuda a evitar erros bastante simples. A imagem abaixo fornece mais um exemplo simples e bastante útil para o controle de ar comprimido em uma linha industrial. Fica fácil fazer ‘a coisa certa’ e difícil de errar. E não custa lembrar, sem nenhum investimento significativo!
Gerenciamento de projetos
A gestão visual também pode ser aplicada ao gerenciamento de projetos. Um dos aspectos mais fundamentais de um projeto diz respeito ao prazo de conclusão. As vezes, um projeto pode levar meses ou mesmo anos para ser concluído, assim é necessário monitorar seu andamento durante a execução, controlando etapas intermediárias.
Quando realizamos projetos de melhoria, sempre buscamos dar visibilidade às entregas, preferencialmente de maneira semanal. Assim, semanalmente verificamos e atualizamos o status de cada entrega planejada ou sinalizamos um problema (atraso). Isso é realizado conforme o modelo de quadro a seguir. As entregas de cada semana estão nas diferentes colunas. Os atrasos são sinalizados pelo post-it rosa.
Se desejar, você pode baixar esse modelo de gestão visual CLICANDO AQUI.
Priorização de projetos
Mais um exemplo de gestão visual aplicado ao gerenciamento de projetos é o chamado ‘kanban’. Atenção para não confundir com o kanban mostrado acima que é utilizado em sistemas de planejamento de produção puxada. O nome é o mesmo, mas o funcionamento é totalmente diferente.
Seguindo a metodologia agile, um kanban pode deixar visível as atividades em andamento, atividades concluídas, as atividades em ‘backlog’ (que não serão realizadas agora), etc. Mais uma vez, a tomada de decisão pode ocorrer avaliando todas as oportunidades identificadas no quadro. Isso é representado abaixo.
Pensamento A3
Por fim, um último exemplo de gestão visual é apresentado. Esse é um pouco diferente dos demais apresentados até aqui.
Um A3 é uma maneira de estruturar um projeto usando somente uma folha de papel com esse tamanho. Nesse caso, ‘menos é mais’. É difícil ser sucinto e usar somente uma folha de papel. É necessário um entendimento profundo da situação para conseguir representar o verdadeiro problema, todas as causas possíveis e as soluções planejadas em um espaço tão limitado.
Assim, em apenas uma folha deve ser possível entender o ‘quadro geral’ (the big picture), de forma que seja possível tomar uma decisão a respeito de uma iniciativa de melhoria planejada. Todas as informações relevantes sobre cada situação ou problema devem ser incluídas, permitindo essa visão geral. Esse é um aspecto bastante importante da gestão visual.
Abaixo é mostrado um exemplo de projeto estruturado de acordo com o Pensamento A3.
CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE O PENSAMENTO A3.
Shop Floor Management ou Gestão Diária da Rotina
O Shop Floor Management é uma sistemática de monitoramento do desempenho da operação, de forma que sua aplicação permite garantir que os resultados serão conforme o esperado ou bem mais próximos do que é esperado (a medida que a aplicação avança, a capacidade de resolução de problemas também melhora).
Essa sistemática possui vários elementos, como uma reunião diária, atualização frequente de indicadores, definição de ações corretivas, uma GESTÃO VISUAL, entre outros. A imagem abaixo fornece um exemplo.
De fato, a Gestão visual pode suportar o uso de diversas ferramentas do Lean, como detalhamos nesse conteúdo. Mas é, provavelmente, ATRAVÉS DO SHOP FLOOR MANAGEMENT que ela atinge seu benefício máximo, uma vez que o objetivo da sistemática é DETECTAR DESVIOS O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL E CORRIGÍ-LOS. CLIQUE AQUI E ACESSE NOSSO CONTEÚDO SUPER COMPLETO SOBRE O SHOP FLOOR MANAGEMENT.
CONCLUSÃO
Como foi possível entender, a gestão visual de processos favorece uma gestão mais dinâmica e direciona as ações para correção dos desvios e falhas na operação. É uma excelente ferramenta para empresas que buscam estabilidade em seus processos produtivos e ganhos de produtividade.
A Kimia Consultoria possui grande experiência auxiliando empresas a intensificar a detecção e a resolução de problemas. Veja como podemos atuar:
- Treinamento e implantação do Shop Floor Management.
- Suporte a implementação de diversas ferramentas do Lean, sempre utilizando a Gestão Visual.
- Estruturação de um programa de melhoria contínua que dê visibilidade aos problemas e oportunidades.
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