Oportunidade #02: Crie pontes entre os processos e, principalmente, entre as pessoas

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Uma expressão que escutamos como consultores de LEAN quando somos chamados para ajudar a resolver um problema de processo é: “… santo de casa não faz milagre…”.

Você não precisa e não deve depender de um ‘santo milagreiro’ para resolver problemas em processos produtivos e administrativos. E para isso é fundamental saber identificar oportunidades e alinhar as pessoas em torno de um plano de ação.

Existem muitos motivos que levam uma empresa a buscar o serviço de uma consultoria. Assim como um paciente busca um médico ao invés de assumir um risco da automedicação, a empresa buscar aumentar a sua segurança ao tratar o problema certo com a correta ação, ou conforme a analogia do médico, o diagnóstico correto levará ao remédio mais indicado.

Se na Oportunidade #01 recomendamos às pessoas enxergar os problemas como oportunidades, e como resultado os problemas começam a aparecer, nesta oportunidade queremos nos preparar para dar um contexto ao problema levantado.

A capacidade de análise de um problema, além de ser uma competência chave de um consultor Lean, deve ser cultivada por todos na empresa.

E por que isso é importante?

Quando um problema não é bem definido, a sua solução se torna mais difícil. E isso acontece por diversas razões:

  • A solução de um problema pode depender de pessoas e departamentos diferentes;
  • Muitos planos de ação são pensados sem que todos os envolvidos tenham um mesmo entendimento sobre os motivos geradores dos problemas;
  • O tamanho do problema não é especificado, em termos de custo, pessoas envolvidas, senso de urgência;
  • A falta de uma visão sistêmica da situação (enxergar o todo) produz ações com impacto somente localizados.

E um motivo para o ‘santo de casa não fazer milagre’ se encontra na dificuldade de fazer um diagnóstico que consiga enxergar o todo, e desenvolver um plano de ação que integre os esforços de diferentes departamentos.

Nesse sentido, desenvolver um Mapa de Fluxo de Valor é excelente para diagnosticar e um propor plano de ação contundente. Como uma das ferramentas mais importantes do Lean, ele tem o objetivo de fazer com que as pessoas descrevam os processos produtivos e administrativos que agregam ou não valor para o cliente.

O desenho do mapa de Fluxo de Valor é uma ferramenta muito poderosa de comunicação entre pessoas e departamentos, pois utiliza de símbolos e ícones padrões para apresentar os processos como ele são por meio de um Mapa do Estado Atual.

Enxergar as oportunidades pelas mesmas lentes é essencial para que as pessoas proponham um Mapa do Estado Futuro que represente como os processos devem ser realizados, sem os desperdícios que não agregam valor ao cliente, e somente adicionam custo e tempo.

E o Mapa de Fluxo de Valor vai além de conectar os problemas com suas soluções. Ele irá construir pontes entre as pessoas para que a capacidade de diagnóstico da empresa melhore continuamente, ao mesmo tempo que as soluções entregam maior impacto.

Quais os resultados de impacto que você irá colher?

Aqui vai um pequeno caso real em que aplicamos o VSM e ajudamos o cliente. A empresa detectou que os seus encarregados de chão de fábrica não estavam garantindo a sustentabilidade das soluções Lean implementadas: padrões de trabalho não estavam sendo seguidos, estoques geralmente encontravam-se além das quantidades definidas e layout das estações de trabalho eram alteradas após demarcação no solo. Esses encarregados foram então capacitados e desenharam um VSM, juntamente com os seus processos fornecedores de material, assim como os seus processos clientes.

Destacamos quatro pontos que levaram ao sucesso essa atividade:

  1. Clareza de diagnóstico: a discussão entre as pessoas durante o desenvolvimento do mapa ajudou a tornar o problema mais evidente e bem embasado;
  2. Persuasão na comunicação: o mapa foi apresentado pelo grupo para os Gerentes e Diretor Industrial. Sem dúvida a força da mensagem do grupo forneceu maior persuasão ao explicar os problemas;
  3. Consenso sobre as ações: o plano que foi desenvolvido ao final do mapa foi gerado por meio de um forte consenso. Processos e pessoas estavam alinhados e prontos para serem implementados.
  4. Execução rápida: após uma semana, o plano foi realizado por meio de um Kaizen. O mapa auxiliou no processo de planejamento, o que deu agilidade para converter as ações em resultados em um curto espaço de tempo.

O melhor foi repetir esses mesmos passos neste cliente e ter resultados mais significativos ao resolver outro problema!

O que você não pode esquecer?

  • Entender de maneira clara qual é o problema, aumentará a qualidade das discussões na busca pela sua solução;
  • O mapa de fluxo de valor fornece uma linguagem comum para as pessoas enxergarem além de seus processos;
  • Tão importante quanto enxergar os desperdícios que o mapa irá mostrar, é comunica-los bem.

Aplique agora mesmo!

  • Explique para o seu time o que é e como fazer uma Mapa de Fluxo de Valor;
  • Pegue um papel e uma caneta, vá para o Gemba (o processo que será mapeado) e comece o desenho;
  • Desenhe o mapa do estado atual (como o processo é hoje!);
  • Desafie as pessoas a encontrem os problemas ou posicionarem no mapa aqueles que elas já conhecem;
  • Proponha e desenhe um mapa do estado futuro (como o processo deve ser após a implementação);
  • Faça um plano com as ações que irão transformar o estado atual em futuro.

Você quer saber mais sobre o nosso treinamento de mapa de fluxo de valor e como podemos apresentar ajudar a ter sucesso com o uso dessa ferramenta? Ligue e converse com um de nossos consultores!

Veja esse caso: leia essa reportagem que descreve como as pessoas criaram pontes e mudaram vários processos de uma empresa. Dica: esse projeto marcou o início da Kimia!

 

Quer saber qual a oportunidade #03? Clique aqui.

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.