Implementação de Lean Manufacturing: 10 erros comuns para não cometer

Em meio à alta competitividade que marca o mercado atual, a busca pela redução de custos e pelo aumento da qualidade tornaram-se uma preocupação incessante dos gestores.

Nesse contexto, algumas metodologias se destacam com o objetivo de melhorar os processos internos da organização, como é o caso do Lean Manufacturing ou “manufatura enxuta”.

O Lean nada mais é que uma metodologia e conjunto de técnicas que permitem identificar e eliminar o desperdício, melhorar a qualidade, reduzir o tempo e o custo da operação, maximizando o valor aos clientes.

No entanto, muitas empresas ainda encontram dificuldades em implantá-lo. Pensando nisso, apresentaremos, neste artigo, uma compilação dos erros mais comuns na implementação do Lean, destacando as consequências e, MAIS IMPORTANTE DE TUDO, quais as medidas necessárias para implantá-lo com sucesso em sua empresa.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

Cuidados necessários na implementação do Lean Manufacturing

Embora implantar o Lean não se trate de algo obrigatório, sua aplicação permite melhorar os processos internos e o atendimento ao cliente, sendo considerada um fator determinante para o alcance de bons resultados. Durante o seu processo de implementação, é primordial conhecer as necessidades e os desejos que o cliente tem em relação ao produto ou serviço. Afinal, o sucesso da empresa depende basicamente da satisfação do cliente.

O êxito da implantação dependerá não só das ferramentas aplicadas ou dos novos processos mapeados, mas também do quanto a organização estará disposta a passar por uma mudança cultural. Provavelmente, a maior mudança é em relação a maneira como lidamos com os problemas. O sempre será TRAZÊ-LOS À TONA E RESOLVÊ-LOS, em vez de responsabilizar alguém por isso.

Esteja atento, também, a esses erros comuns e tome medidas para evitá-los. Estes erros foram compilados com base em nossa experiência junto aos clientes e relatos de profissionais de mercado com quem temos contato. Não é fruto de uma ‘pesquisa formal’.

Os 10 erros mais comuns na implementação do Lean

1. Não apresentar objetivos e estratégia bem definidos

Não definir previamente um objetivo é um erro muito comum cometido pelas empresas. O Lean deve ser um meio, e não um fim em si mesmo. Que problemas devem ser resolvidos? Como essa iniciativa irá beneficiar o cliente? Essas são perguntas que precisam ter respostas bem definidas.

Além disso, a empresa deve providenciar uma clara atribuição de responsabilidades na jornada, definir as métricas e um planejamento, desdobrar os elementos-chave e prever os possíveis problemas para realizar a expansão do Lean na empresa.

=> COMO EVITAR: Essas definições iniciais nos fornecem um ‘norte’. As ferramentas nos auxiliam a chegar lá. Se estes objetivos não estão definidos, seja rápido e faça isso. Uma ferramenta implementada sem um propósito estabelecido também é desperdício.

2. Não manter as pessoas engajadas

Para que a aplicação da metodologia seja eficaz, a equipe deve estar alinhada à sua implementação, de modo que contribua para o desempenho, a produtividade e o bem-estar da organização. Geralmente, as empresas falham ao não envolverem pessoas na melhoria contínua, e esse é um diferencial do Lean quando comparado a outras abordagens de melhoria. Assim, propor uma experiência de implementação mais adequada do Lean para as pessoas é fundamental para buscar a sua melhor participação.

Isso diminui muito a resistência à mudança das equipes!

=> COMO EVITAR: em vários conteúdos que produzimos, sempre destacamos a necessidade de evitar uma ‘abordagem de engenharia industrial’, delegando a atividade de melhoria para alguns poucos especialistas (‘uns definem como fazer, outros apenas executam’).

Assim, os próprios responsáveis por cada processo devem estar diretamente envolvidos na melhoria (TORNE ISSO UMA REGRA!). Conseguimos assim as melhores ideias e maior chance para desenvolver mudanças sustentáveis.

Leia mais sobre esse aspecto em nosso conteúdo sobre MELHORIA CONTÍNUA (CLIQUE AQUI PARA ACESSAR).

3. Não envolver a liderança

O Lean Manufacturing não funcionará se os gestores não estiverem engajados ou comprometidos com o programa de melhoria. Os líderes devem ser inspiradores e fornecer suporte constante para criar as condições favoráveis e remover os obstáculos que impedem sua implantação bem sucedida.

Importante destacar ainda que, além das ferramentas, um novo modo de pensar é necessário, e isso impacta diretamente a tomada de decisão e os paradigmas existentes.

Algo para pensar: a liderança da sua empresa está pronta para seguir padrões estabelecidos, parar um processo quando problemas são detectados e resolvê-los rapidamente? Sem envolvimento da liderança, haverá uma distância enorme entre o discurso defendido e as atividades na prática. E essa distância pode ser responsável por minar o programa de melhoria e a motivação das equipes.

=> COMO EVITAR: antes de iniciar qualquer mudança, peça apoio, busque convencer a liderança. Deixe claro como o Lean pode colaborar para alcançar as metas (que também são objetivos da liderança!). Se tiver dificuldade, faça um piloto e apresente os resultados para conseguir apoio.

4. Não disseminar conhecimento e experiência

Dar os primeiros passos na jornada do Lean e executar iniciativas complexas com o auxílio de pessoas que tenham experiência é importante, e em alguns casos, imprescindível. Entretanto, a sustentação do Lean dependerá da transferência e da absorção do conhecimento por parte das pessoas que executam os processos e seus gerentes. Mas vale ressaltar que qualquer processo de aprendizagem e experiência é lento, profundo e necessita de disponibilidade de tempo e recursos.

=> COMO EVITAR: busque mesclar a equipe, contando com pessoas que já possuem experiência no Lean com outros que nunca vivenciaram um processo de transformação. Essa experiência pode ser obtida buscando profissionais no mercado, de outras áreas da empresa ou mesmo com consultoria (sim, nós podemos ajudar!).

5. Não focar no cliente

Se o objetivo do Lean é eliminar atividades que não agregam valor para o cliente, nada mais correto que voltar o foco a esse público. No entanto, um erro comum na sua implantação é focar somente em desperdícios internos (uma simples otimização do processo) e não considerar as oportunidades diretas que surgem para entender como o valor é entregue ao cliente. A empresa deve, portanto, trabalhar continuamente para atender às necessidades dos seus clientes de forma eficaz para alcançar o seu objetivo.

=> COMO EVITAR: a cada mudança planejada (ou seja, ANTES DE REALIZÁ-LA), avalie como o cliente será beneficiado. Se não existe nenhum benefício, ou se o cliente for impactado negativamente, será que a mudança deve mesmo ser realizada?

6. Não realizar treinamentos

O treinamento é uma parte fundamental para criar um ambiente receptivo às mudanças e fornecer uma conscientização para que as pessoas se sintam confortáveis em realizar o processo que traz resultados positivos à empresa e, principalmente, ao cliente.

Uma equipe bem treinada deve ser capaz de estruturar as iniciativas de melhoria, orientar e realizar as coletas de informações necessárias e desenvolver, testar e implementar todo o aprendizado adquirido. Para isso, é preciso que os temas (técnicas de análise e ferramentas) estejam alinhados à estratégia de implementação do Lean escolhida.

CLIQUE AQUI PARA CONHECER ALGUNS DOS TREINAMENTOS QUE APLICAMOS FREQUENTEMENTE.

=> COMO EVITAR: nesse caso, é bastante óbvio. Treinar, treinar, treinar. MAS SEMPRE COM FOCO NA APLICAÇÃO! Essas sessões de treinamento podem abordar ferramentas específicas ou para dar uma visão geral do Lean Manufacturing.

Entendemos que faz mais sentido iniciar pela visão geral, de forma que mais pessoas entendam o processo de mudança que está em andamento. Para isso, o vídeo abaixo ilustra o treinamento que mais gostamos de aplicar com esse objetivo. Uma verdadeira experiência. CLIQUE NA IMAGEM PARA ASSISTIR.

7. Estabelecer indicadores que distorçam o resultado

A melhoria contínua dos processos de gestão e a criação de valor para os clientes são apoiadas, na maioria das vezes, pela criação de indicadores. Para que sejam eficientes e compatíveis, esses indicadores devem estar alinhados aos processos organizacionais, caso contrário podem resultar em conflitos para a empresa.

Os sistemas tradicionais de custeio, por exemplo, direcionam o negócio para otimizar o uso de seus ativos e pessoas, mesmo quando isso não gera valor. Acontece conflito quando, por exemplo, a empresa decide deixar uma máquina em funcionamento, mesmo quando os clientes ainda não pediram pelos produtos que podem ser produzidos por ela.

Portanto, os indicadores chave a serem monitorados devem levar a empresa aos objetivos desejados, e por isso precisam ser bem definidos.

=> COMO EVITAR: não tem jeito, a solução é reavaliar os indicadores e metas, sempre direcionando os esforços na direção que queremos seguir. No exemplo acima, quando mencionamos a questão de ‘manter as máquinas em funcionamento’, mesmo sem pedidos, evidenciamos que uma empresa que adota essa prática acaba privilegiando um indicador de produtividade. Por outro lado, acrescentando um indicador de inventário (estoque), com metas de redução, fazemos com que as distorções sejam corrigidas. Não podemos melhorar um indicador piorando outro.

A medição desempenho deve ser abrangênte e sistêmica.

8. Copiar o Lean de outras empresas

Muito se conhece, atualmente, das ferramentas e dos casos de implementação do Lean de várias empresas, e isso leva as pessoas a imitarem o modelo. Mas o seu sucesso consiste na forma como cada empresa elabora e adapta o modelo, já que a implementação deve ser personalizada de acordo com a cultura da empresa e as particularidades da sua operação.

Além disso, é importante que os envolvidos contribuam em cada estágio da jornada, seja levantando problemas, participando da análise das causas raízes (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS), buscando envolvimento na execução das ações, acompanhando resultados ou realizando ajustes na solução final. Dessa forma, imitar ou copiar as práticas utilizadas em outras empresas dificultam o alcance do sucesso.

=> COMO EVITAR: cada implementação deve ser única, definida sob medida para cada empresa. E a melhor ferramenta para estabelecer a visão do que precisa ser feito é o Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM ou Value Stream Mapping). É uma ferramenta de diagnóstico. CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE O VSM.

Importante mencionar ainda que já atuamos em DIFERENTES EMPRESAS DO MESMO SEGMENTO, COM PRODUTOS SIMILARES, E ATÉ MESMO CONCORRENTES. Nem mesmo nesses casos a implementação do Lean pode ser copiada de uma e replicada na outra! Volumes produzidos, variedade de mix, layout industrial, cultura empresarial, etc…tudo isso influencia nas soluções necessárias.

9. Acreditar que o Lean é somente aplicação de ferramentas

Talvez esse seja um dos erros mais marcantes cometidos durante uma implantação. O Lean está relacionado à mudança na gestão da empresa para que as pessoas estejam alinhadas para entregar valor para o cliente, resolvendo problemas para que isso seja realizado. Já as ferramentas são apenas uma parte da implementação e são responsáveis por dar suporte ao processo e fornecer um meio para que mais valor seja entregue ao cliente.

=> COMO EVITAR: foque em resolver problemas e em atender o cliente. As ferramentas são os meios.

10. Não planejar o orçamento

Apesar de o orçamento ser muito reduzido em comparação com os resultados que serão alcançados, prever o investimento inicial ajuda a viabilizar a implantação da metodologia.

Pense, por exemplo, em um quadro de gestão visual (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS) para controlar o atendimento ao cliente e visualizar problemas, mas que acabou atrasando devido ao dinheiro não liberado para a sua compra. Um desperdício, não é mesmo?

=> COMO EVITAR: negociar e aprovar um orçamento (budget). Tipicamente, nossos projetos entregam um retorno anual de 3 a 5 vezes o valor investido. Ainda assim, dependem de uma aprovação. Esteja atento às discussões de orçamento das empresas, isso normalmente acontece antes que o ano fiscal seja iniciado.

Se isso for difícil, priorize a resolução de problemas que, além de melhorar o atendimento ao cliente, possam gerar ganho financeiro direto e mensurável. Isso facilita o processo de aprovação (facilitamos assim a tarefa dos gestores em aprová-los!).

Principais consequências de uma implantação ruim

Ao implantar o Lean, é comum que erros e falhas sem cometidos. Consumir o dinheiro, o esforço das pessoas e não atingir o resultado esperado é a principal delas. Isso ocorre porque, durante o processo, podem surgir imprevistos com os quais a liderança não consiga lidar.

Além disso, muitas vezes, a empresa cria um certo tipo de resistência à mudança, e usa justificativas como “aqui o Lean não funciona” ou “realmente o meu processo é diferente” para explicar as consequências da má implantação. Pode ser difícil convencer as pessoas a realizar uma nova tentativa de implementação, por isso busque acertar de primeira.

É evidente que realizar uma nova implementação com todas as implicações abordadas é um grande desafio. Portanto, desenvolver corretamente o método e receber auxílio de profissionais capacitados — para evitar que erros sejam cometidos — é uma grande vantagem.

Como a Kimia pode suportar a implementação do Lean Manufacturing na sua empresa?

De várias maneiras! Nossa equipe tem mais de 15 anos de experiência ajudando empresas a resolver seus problemas. Já atuamos em diversos setores da indústria, serviços e até hospitais. Saiba como podemos ajudar.

• Treinamentos in company: sessões de treinamento para capacitar sua equipe, combinando teoria, conceitos e a prática (ou seja, discutindo a maneira de resolver um problema real da sua empresa). Desde a visão geral do Lean até ferramentas específicas. CLIQUE AQUI E SAIBA MAIS.

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• Workshop VSM e Diagnóstico: a melhor maneira para, no curtíssimo prazo, projetar como os processos de sua empresa devem atuar para entregar valor ao cliente, através de uma análise sistêmica do fluxo produtivo. Conduzimos o evento e fornecemos toda a coordenação técnica para aplicar o VSM em sua empresa. CLIQUE E SAIBA MAIS.

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Com certeza, conhecer os erros e dificuldades mais comuns na implementação do Lean Manufacturing vai ajudar você e sua empresa a encurtar o caminho no processo de transformação. Mas se precisar de ajuda, CONTE CONOSCO. Clique aqui para falar com nossa equipe.