Por onde começar a implantação da metodologia lean em sua empresa?

Tudo começou no Japão, e após a segunda guerra mundial ficou conhecido como Sistema Toyota de Produção (STP). Já no final da década de 80, surgia um novo conceito nas empresas chamado de “lean manufacturing”, algo que pode ser traduzido como “manufatura enxuta”. Com o passar dos anos, a metodologia lean se expandiu pelo mundo.

Trata-se de uma nova maneira de otimizar os processos internos da instituição a partir do engajamento de todos os colaboradores envolvidos. Cada problema encontrado é exposto e busca-se a solução imediatamente. Dessa forma, falhas podem ser resolvidas de maneira contínua, proporcionando grandes mudanças e aprendizados.

O agente principal dessas mudanças é o cliente: tudo deve ser alinhado para melhor atendê-lo. Assim, é possível determinar uma sequência de atividades que agregam valor e segui-la — é claro que isso ajuda a criar uma vantagem competitiva na organização.

Se você entende a importância da metodologia lean mas não sabe exatamente por onde começar a implantá-la na sua empresa, continue a leitura deste post. Listamos aqui algumas dicas que certamente vão ajudá-lo!

Faça uma boa escolha

Otimizar processos a partir da implantação da metodologia lean é uma escolha. Vivemos em um mundo que se torna cada vez mais competitivo. No mercado, a cada dia surgem novas empresas nos mais variados segmentos e, com o tempo, somente as melhores sobreviverão.

Se você não fizer algo para se destacar em meio a esse mercado, seus concorrentes certamente o farão. Daí para a frente nem precisamos dizer quem logrará vantagem. É por isso que, embora não se trate de algo obrigatório, a implantação de ferramentas que permitam melhorar seus processos internos e, consequentemente, o atendimento ao público, pode ser considerada questão de sobrevivência.

Essa atitude é algo que pode ser comparado ao tabagismo, por exemplo. Diante de uma doença pulmonar mais grave, abdicar do hábito é a única solução para ter acesso a chances consideráveis de cura. Entretanto, o paciente ainda tem uma escolha: ele pode prosseguir com o seu vício, embora saiba que isso o levará, inevitavelmente, à morte.

Tenha um processo de gestão claro e conciso

A comunicação tem papel importantíssimo nessa questão: para que as novas propostas sejam de fato colocadas em prática, é necessário que todos estejam cientes. A implantação correta da metodologia lean depende também de um consenso entre direção, gerência e operacional.

Todos sabemos da importância de bem atender o cliente, já que dele depende o sucesso da organização. Entretanto, muitas empresas não conseguem encontrar meios para otimizar esse atendimento por falta de comunicação. As metas, os processos, os problemas: tudo deve ficar às claras.

Quando todos os colaboradores entendem que são parte de um todo muito maior — que é a instituição —, eles passam a caminhar juntos, já que entendem que o sucesso de um é o sucesso de todos. É aí que as medidas para otimizar processos começam a ser efetivadas.

Comece com processos simples

Estabelecer metas trabalhosas e em longo prazo definitivamente não é uma boa ideia. A sensação de que elas demoram demais a serem cumpridas podem despertar a desmotivação dos colaboradores — e se as equipes estiverem desanimadas, imagine como ficarão os clientes.

Sendo assim, o ideal é estabelecer metas em curto, médio e longo prazos. A princípio, as mudanças podem começar a ocorrer em processos mais simples, para que a equipe perceba em pouco tempo o quanto as medidas propostas são eficazes — isso servirá como combustível na busca por metas mais ousadas.

Além disso, para que os envolvidos não se sintam perdidos, você pode estabelecer uma agenda de atividades, um padrão a ser seguido. Ainda que a primeira tentativa de implantação da metodologia lean não tenha obtido sucesso, é importante tomar medidas para quebrar a possível resistência das pessoas às mudanças.

Saiba identificar o problema ou o desperdício

Uma das bases da metodologia lean consiste em identificar problemas e desperdícios, afinal, eles só podem ser solucionados uma vez que se tornam conhecidos. Um grande erro que acontece em muitas instituições é “fechar os olhos” para esses eventos.

Não há mal nenhum em admitir que existe um problema. Aliás, esse já pode ser considerado o primeiro passo em busca de uma solução. Sendo assim, é importante criar uma cultura organizacional em que os problemas possam ser colocados às claras.

Aprenda a solucionar problemas

Uma vez identificados os problemas, é hora de buscar soluções. A efetividade de cada ação proposta nesse sentido deve ser analisada a partir de dados qualitativos e quantitativos. Quando as mudanças propostas pela metodologia lean se tornam efetivas, elas se traduzem em ganhos. Portanto, se não há ganhos, é necessário fazer uma nova análise.

Utilize as ferramentas corretas

Existem muitos materiais com ideias relacionadas à metodologia lean que podem ser consultados. Dessa forma, o problema deve ser conhecido a fundo para que essas ideias sejam refinadas e aplicadas. A expressão japonesa “ir ao gemba” é muito usada quando o assunto é metodologia lean.

Seu significado é “ir ao local onde o trabalho acontece”. Todos os envolvidos devem fazer isso! É uma medida necessária para que todos se conscientizem de como acontecem os processos e quais são as reais dimensões dos problemas. A partir daí, cabe às lideranças fornecer o suporte e as ferramentas necessárias para a melhoria desses processos.

Conte com a ajuda de especialistas no assunto

Os primeiros passos na implantação da metodologia lean serão decisivos no sucesso da ferramenta no seu estabelecimento, por isso é importantíssimo consultar a opinião de pessoas que já tiveram a experiência dessa implantação em diferentes tipos de empresa.

Especialistas podem fornecer uma visão mais consciente do processo de implantação, visto que já vivenciaram outros cases. Dessa forma, é possível basear-se em dados mais concretos, que permitem resultados mais rápidos e eficazes e estimulem os colaboradores a celebrar cada etapa vencida.

Conseguiu entender por onde começar a implantação da metodologia lean na sua empresa? Cada uma dessas dicas é resultado das nossas implementações e experiências, dando início ou aprimorando a metodologia lean em diferentes segmentos da indústria e de serviços. Quer saber como dar o primeiro passo para implantá-la na sua organização? Entre em contato conosco!

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Consultor em Lean com projetos implantados no Brasil, Suécia, Suíça, México e Espanha. Engenheiro de Produção, CPIM.

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