Por que e como desenvolver a gestão do tempo em projetos?
Como você já deve ter ouvido falar, tempo é o recurso mais valioso para qualquer profissional e para as empresas. É com ele que você cumpre suas tarefas, alcança suas metas e consegue aumentar seu faturamento. Porém, para tirar o maior proveito possível dele, é importante investir na melhor gestão do tempo em projetos.
Pode até parecer algo simples à primeira vista, mas é um trabalho considerável conseguir tornar seu tempo o mais produtivo possível. Porém, fazendo esse esforço inicial, você terá uma base muito mais sólida para conduzir um projeto de prazo mais longo, mantendo uma equipe focada e sem desperdiçar recursos.
Se você ainda não sabe como promover a melhor gestão do tempo em projetos, veja aqui alguns pontos críticos nos quais você deve focar para se aprimorar.
Defina metas claras
Uma das principais causas de perda de desempenho em muitos projetos é a falta de objetivos claros ao longo do caminho. Na maioria dos casos, o time tem uma noção do que deveria estar fazendo, mas faltam números, prazos e outras diretrizes específicas sobre o que cada um deve concretizar. Quando há muitas ideias, também é importante estabelecer o que não deverá ser entregue.
Antes mesmo de colocar a mão na massa, converse com sua equipe e ponha no papel o que deve sair no final desse projeto. Uma nova instalação da área produtiva? Uma nova estratégia de vendas? Redução do atraso na entrega dos produtos e serviços? Ter esse conhecimento de antemão já contribui muito para evitar a perda de foco em projetos que duram meses, ou mesmo anos.
Veja aqui exemplos de iniciativas que podem ser beneficiadas por uma gestão do tempo em projetos eficientes.
Tenha prioridades
Ao longo do projeto, você sempre terá alguns pontos nos quais gostaria de focar, outros que serão mais importantes para outros membros da equipe etc. Porém, para uma gestão do tempo eficiente, você precisa que todos concordem sobre quais tarefas são mais importantes nos processos e quais devem ser abandonadas por não contribuírem diretamente para a melhoria do resultado.
Para definir essa lista, você deve sempre pensar na perspectiva do cliente final do seu projeto. Quais aspectos do seu produto seriam mais importantes ou mesmo indispensáveis? Se você não for capaz de nomeá-los agora, vale a pena fazer uma análise mais detalhada antes de seguir com seu trabalho.
Monitore o seu plano regularmente
Planejamento é uma das grandes chaves para o sucesso em qualquer projeto. Investir o tempo necessário para definir o caminho a ser seguido, quais recursos devem ser reunidos e como todos eles serão dispostos pode aumentar muito seu rendimento. Porém, seu plano inicial raramente é aquele que é concretizado. Especialmente em projetos longos.
O ideal é ter uma estrutura planejada, mas que ainda seja flexível o suficiente para lidar com erros e imprevistos. Além disso, você deve conferir seu planejamento atual com frequência, de preferência uma vez por semana. Dessa forma, você poderá lidar de forma rápida com qualquer coisa que normalmente sairia do controle.
Com essas informações, você já deve estar preparado para ser eficiente e evitar que a falta de tempo atrapalhe seus planos. Quer continuar atualizado em relação às principais novidades? Então assine a nossa newsletter e receba todos os nossos melhores conteúdos em primeira mão.
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