Aprenda 4 dicas de uma gestão de processos eficiente!

Independentemente de qual seja o ramo da empresa, a busca pela eficiência operacional nos processos internos é um desafio, principalmente com a concorrência cada vez mais acirrada. Sempre há algo a melhorar ou uma nova estratégia que pode levar sua empresa a outro nível, não é mesmo?

É preciso estar atento aos fatores que regem o funcionamento da sua empresa: pessoas, tecnologias e recursos. Nesse sentido, uma gestão de processos eficiente faz com que esse “mix” seja bem aproveitado, garantindo atividades bem definidas, melhor aproveitamento dos recursos e a diminuição de desperdícios.

Em outras palavras, o crescimento ordenado de um empreendimento é um dos benefícios de uma gestão de processos eficiente. Então, se você ainda não realizou essa atividade em sua empresa, confira nossas dicas e comece a profissionalizar suas operações!

Como ter uma gestão de processos eficiente

1. Mapeie os processos

É muito importante mapear formalmente os processos da sua empresa — aliás, essa é uma técnica que, provavelmente, nunca ficará “ultrapassada”. Todos os fluxos de processo devem ser identificados e definidos, de forma que suportem a estratégia do negócio e o atingimento das metas.

Tais processos são descritos e desmembrados em forma de atividades, para que os gestores sejam capazes de identificar o tempo e os recursos necessários, a relação da atividade com o processo como um todo, etc.

Os envolvidos já devem estar acostumados com o fluxo das atividades, mas essa é uma forma de enxergar as tarefas e fazer otimizações planejadas com o propósito de suportar os objetivos estratégicos da empresa. Além do mais, como explicar de maneira simples o funcionamento da organização para um novo funcionário? O mapeamento é essencial nessas horas.

Também vale destacar que, com essa visão ampla da gestão de processos, a empresa está propensa a identificar os gargalos do negócio. Assim, o direcionamento rumo à resolução de problemas acontece mais rapidamente.

2. Descentralize a gestão de processos

Uma gestão de processos que permanece restrita às mãos de um só gestor pode atrapalhar a produtividade geral. Dessa forma, a tomada de decisões demanda muito tempo, e os profissionais correm o risco de paralisar suas atividades aguardando uma decisão superior.

É exatamente por isso que delegar é importante! Equipes que desenvolvem autonomia no trabalho são capazes de produzir mais.

Na prática, gerenciar é algo complexo. Por isso, o ideal é que cada equipe tenha um líder capaz de gerir processos em menor escala. Posteriormente, tudo ainda será reportado aos gestores responsáveis, e as decisões das equipes serão reunidas e discutidas.

3. Defina metas

Saber onde se quer chegar é essencial para todas as empresas. Por isso, uma gestão de processos que realmente funciona tem sempre em sua base metas a serem cumpridas rumo a um objetivo comum: a estratégia do negócio.

Por exemplo: o gestor determina um percentual provável de crescimento do faturamento para os próximos meses ou anos. Isso quer dizer que cada setor dentro da empresa terá, de acordo com suas funções, atividades que suportarão o alcance desse objetivo.

4. Acompanhe resultados

Se você definirá metas a serem cumpridas, é preciso acompanhar de perto os seus resultados. Nesse sentido, estabelecer maneiras de mensurar, monitorar e avaliar seus processos — utilizando indicadores específicos para isso — é fundamental. Também é necessário definir uma frequência de contabilização dos resultados, de forma que qualquer desvio em relação ao planejado seja detectado rapidamente.

Voltando ao exemplo anterior, uma opção é acompanhar essa evolução por meio de um comparativo no desempenho da empresa. Com base nesse tipo de análise, é possível ter uma tomada de decisão assertiva e apoiada em dados concretos.

Enfim, a implementação de uma gestão de processos eficiente na sua empresa pode trazer diversos benefícios a curto e a longo prazo. O mais importante disso é que, dada a devida atenção aos projetos, seu empreendimento tem chances de alcançar resultados duráveis. E, com os processos mapeados, a gestão terá mais recursos para tomar decisões e mudar os seus rumos com a velocidade que o empreendedor espera para o negócio!

Então, gostou do nosso artigo? Agora que você já tem um direcionamento para gerir processos de forma assertiva, que tal começar a se planejar para revolucionar a sua empresa? Sobrou alguma dúvida? Deixe o seu comentário!

Guilherme Sandrini

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